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Parte II Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD) Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 45
Aspectos de funcionalidade 1 ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS A organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano ou código de classificação. Tal instrumento se constitui no núcleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relação orgânica dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos são organizados em unidades de arquivamento 26 . Os documentos produzidos ou recebidos no decorrer das atividades de um órgão ou entidade são acumulados em unidades de arquivamento e organizados de forma hierárquica em classes 27 de acordo com um plano de classificação 28 . Como não há necessariamente agrupamento físico dos documentos digitais, os mesmos são agrupados em unidades lógicas de arquivamento por meio de metadados como, por exemplo, número identificador, título, código. As atividades de gestão de documentos, como o controle da temporalidade e destinação dos documentos, são feitas com base nas unidades de arquivamento. Desta forma, no momento do arquivamento os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que está subordinada hierarquicamente ao plano de classificação. O diagrama a seguir exemplifica esta organização hierárquica dos documentos. 26 Unidade de arquivamento é o documento tomado por base para fins de classificação, arranjo, armazenamento e notação. Uma unidade de arquivamento pode ser um dossiê, um processo ou ainda uma pasta onde estão reunidos documentos sob o mesmo código de classificação, como por exemplo, as folhas de ponto de um determinado ano, relatórios de atividades relativos a um determinado período ou atas de reunião. 27 Daqui por diante, nesta seção, o termo classe deverá ser entendido como termo genérico que inclui os demais níveis do plano de classificação, isto é, subclasse, grupo e subgrupo. 28 A Resolução do CONARQ nº 14, de 28 de outubro de 2001, aprova a versão revisada e ampliada da Resolução do CONARQ nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre a classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública. Esse instrumento também orienta a elaboração de código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos para as atividades finalísticas. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 46
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