e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

definição das equipes de trabalho de arquivo e de tecnologia de informação;
definição de programas de capacitação de pessoal;
elaboração e/ou revisão de manuais e instruções normativas.
definição dos meios de divulgação e de capacitação de pessoal;
definição do plano de ação do programa de gestão com seus objetivos, suas metas
e estratégias de implantação, divulgação e acompanhamento visando melhoria
contínua.
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e
o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos
objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere a capacitação de
pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de
informação existentes e processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode
incluir a suspensão de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados
inadequados.
A execução propriamente dita coloca em prática os planos de ação e os projetos
aprovados.
O acompanhamento da implantação ocorre por meio de relatórios, sumários, gráficos,
reuniões e entrevistas, entre outros. O acompanhamento percorre todo o processo de
implantação e pode implicar em revisão e correções operacionais e estratégicas.
A revisão deve gerar decisões, providências e medidas de aperfeiçoamento do próximo
ciclo do planejamento da gestão arquivística de documentos.
5.1 Exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de
documentos.
O programa de gestão arquivística de documentos terá que atender a uma série de
exigências, tanto em relação ao documento arquivístico como ao seu próprio
funcionamento, a saber:
O documento arquivístico deve:
refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada;
conter os metadados necessários para documentar a ação;
ser capaz de apoiar as atividades;
prestar contas das atividades realizadas.
O programa de gestão arquivística de documentos deve:
contemplar o ciclo de vida dos documentos;
garantir a acessibilidade dos documentos;
manter os documentos em ambiente seguro;
reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de
temporalidade e destinação;
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 20