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Diagrama de organização dos documentos CLASSE CLASSE CLASSE CLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE SUBCLASSE GRUPO GRUPO SUBGRUPO Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Unidade de arquivamento Item documental Item documental Item documental Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 47
1.1 Configuração e Administração do Plano de Classificação no SIGAD Os requisitos desta seção referem-se às funcionalidades do sistema para apoiar a configuração do plano de classificação dentro do SIGAD, ou seja, como desenhar um plano de classificação em um SIGAD. Referência Requisito Obrig 29 1.1.1 Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade. O plano de classificação dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na específica esfera de competência. 1.1.2 Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado. Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe poderá ter até no máximo dez subordinações e assim sucessivamente. 1.1.3 Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessário. 1.1.4 Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado. 1.1.5 Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado. 1.1.6 Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação. 1.1.7 Um SIGAD deve permitir que usuários autorizados tornem inativa uma classe onde não serão mais classificados documentos. 1.1.8 Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa. Só pode ser apagada uma classe que não tenha documentos ali classificados. 1.1.9 Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos ali classificados. Essa eliminação poderá ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados. O O O O O O AD O O 29 O campo obrigatoriedade na tabela apresenta a seguinte classificação: O – obrigatório AD – altamente desejável F - facultativo Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CON<strong>ARQ</strong> 48
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