e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

garantia de que somente os indivíduos autorizados tenham acesso a documentos
classificados e aos originalmente sigilosos;
registro de todos os acessos, tentativas de acesso e usos dos documentos
(visualização, impressão, transmissão e cópia para a área de transferência) com
identificação de usuário, data, hora e, se possível, a estação de trabalho;
revisão periódica das classificações de acesso a fim de garantir sua atualização.
O rastreamento dos documentos em trilhas de auditoria é uma medida de segurança que
tem por objetivo verificar a ocorrência de acesso e uso indevidos aos documentos. O grau
de controle de acesso e o detalhamento do registro na trilha de auditoria dependem da
natureza do órgão ou entidade e dos documentos produzidos.
Trilha de auditoria
A trilha de auditoria é o conjunto de informações registradas que permite o rastreamento
de intervenções ou tentativas de intervenções feitas no documento arquivístico digital ou
no SIGAD.
A trilha de auditoria deve registrar o movimento e o uso dos documentos arquivísticos
dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento,
armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, preservação e destinação),
informando quem operou, a data e hora e as ações tomadas. A trilha de auditoria tem o
objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão
arquivística de documentos do órgão ou entidade e serve para:
identificar os autores de cada operação sofrida pelos documentos;
prevenir a perda de documentos;
monitorar todas as operações realizadas no SIGAD.
garantir a segurança e a integridade do SIGAD.
No caso de procedimentos que tenham prazos a serem cumpridos pelo órgão ou
entidade, deve-se implementar ações de rastreamento de forma a:
determinar os passos a serem dados em resposta às atividades ou ações
registradas em um documento;
atribuir responsabilidade por uma ação a uma pessoa;
registrar a data em que uma ação deve ser executada e a data em que ocorreu.
Cópias de segurança
O SIGAD deve prever controles para proporcionar a salvaguarda regular dos documentos
arquivísticos e dos seus metadados. Deve também poder recuperá-los rapidamente em
caso de perda devido a sinistros, falhas no sistema, contingência, quebra de segurança
ou degradação do suporte. Esses mecanismos devem seguir a política de segurança da
informação do órgão ou entidade.
No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos convencionais pode-se
prever a reprodução de documentos para outros suportes como medida de segurança,
como, por exemplo, por processo de microfilmagem ou digitalização.
No caso dos sistemas de gestão arquivística de documentos digitais, o SIGAD deve
prover meios de realização de cópias de segurança (backup). Esse processo consiste na
realização de cópias periódicas das informações com o propósito de restauração posterior
das mesmas, em caso de perda devido a falhas de software, hardware ou mesmo
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 36