e-ARQ Brasil - Conarq - Arquivo Nacional

Possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros;
Fornecer evidência em caso de litígios;
Proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos funcionários e dos
usuários ou clientes;
Assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação,
bem como a pesquisa histórica;
Manter a memória corporativa e coletiva.
Para conferir essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser confiáveis,
autênticos, acessíveis, compreensíveis e possam ser preservados, o que só é possível por
meio da implantação de um programa de gestão arquivística de documentos.
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE define gestão arquivística de
documentos 8 como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos arquivísticos em
fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
No bojo do conceito de gestão arquivística de documentos está a teoria das três idades.
Segundo essa teoria, os documentos passam por três idades, a saber:
Corrente: refere-se aos documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou
que foram arquivados, mas que são objeto de consultas freqüentes; eles são
conservados nos locais onde foram produzidos sob a responsabilidade do órgão
produtor;
Intermediária: refere-se aos documentos que não são mais de uso corrente mas
que, por conservarem ainda algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo
intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e
destinação para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente.
Permanente: refere-se aos documentos que devem ser definitivamente
preservados devido a seu valor histórico, probatório ou informativo.
A passagem dos documentos de uma idade para outra é definida por meio do processo de
avaliação, que leva em conta a freqüência de uso dos documentos por seus produtores e
a identificação de seus valores primário e secundário. O valor primário é atribuído aos
documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas
quais esses documentos foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor atribuído
aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais
foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e
pesquisas acadêmicas. A propósito, lembramos que segundo Rousseau e Couture:
“Enquanto todos os documentos têm um valor primário que dura mais ou menos tempo
conforme os casos, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor secundário” 9 .
No caso dos documentos que cumpriram valor primário mas não apresentam valor
secundário, estes serão eliminados. Já aqueles que não são mais necessários às
8 A CTDE entende gestão arquivística de documentos como sinônimo de gestão de documentos,
ressaltando a característica arquivística dessa gestão para diferenciá-la de outros tipos de
gerenciamento de documentos.
9 Rousseau, Jean-Yves e Couture, Carol, 1994, p.118.
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos / CONARQ 16