Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
4.5.5 Strategische Ansätze auf Kantons- und Gemeindestufe
Soweit feststellbar, besitzen die wenigsten Staats- und Stadtarchive bereits eine mehr
oder weniger ausgereifte Idee, wie sie das Problem der dauerhaften Aufbewahrung
elektronischer Unterlagen in deren ganzen Bandbreite strategisch angehen wollen.
Herausgegriffen werden nachstehend die Beispiele Basel-Stadt und Zürich.
A) Staatsarchiv Basel-Stadt
Einen Schlüsselfaktor für die seit ca. 1997 entwickelte Strategie des Staatsarchivs
Basel-Stadt bilden die knappen Personalressourcen (vgl. Kapitel 4.1.5), die nach möglichst
effizienten und effektiven Vorgehensweisen sowie Verfahren rufen. Mit den
vorhandenen Mitteln an Infrastrukur, konvergierenden Lösungsansätzen anderer verwaltungsinterner
Partner sowie externem IT-Know-how muss ein Optimum an Synergie
erzielt werden können. Die in Kapitel 4.3.7 beschriebenenen Elemente wurden
zu einem grösseren Teil bereits umgesetzt oder befinden sich in konkreter Planung.
Wegweisend ist, dass diese Strategie mittel- bis längerfristig nicht durch das Archiv
allein verfolgt werden kann, sondern zum Bestandteil einer gesamtkantonalen Informationslogistik-Strategie
werden muss. Zu diesem Zweck war eine intensive mehrjährige
Überzeugungsarbeit zu leisten (die nicht zuletzt darin bestand, dass die im
Archiv selbst vorhandene IT-Kompetenz von den Partnern wahrgenommen wurde und
Anerkennung fand). Deren Früchte beginnen sich heute allmählich einzustellen.
Aus der Sicht der „Records Preservation“ gelten folgende Prämissen:
•= Das Archivsystem PRISMA wurde so konzipiert, dass das aktuelle Verzeichnungssystem
(vgl. Kapitel 4.6.4) zu einem eigentlichen elektronischen Archiv erweitert
werden kann. Erste konzeptionelle Vorarbeiten und Szenarien haben die
Gangbarkeit dieses Weges zumindest in einfacheren Fällen (die einen grossen
Prozentsatz archivisch interessanter IT-Systeme umfassen) erwiesen.
•= Der Schwerpunkt des Identifizierens, Analysierens, Bewertens und Extrahierens
von Geschäftsaufzeichnungen sowie von damit verbundenen Dokumenten (Dateien)
liegt auf dem System ELGAR. Alle in ELGAR abgelegten Daten besitzen bereits
ein mit PRISMA weitestgehend kompatibles Format, da die eingesetzten
Produkte von demselben Hersteller stammen und in enger Kooperation mit dem
StABS entwickelt wurden. Als Metadaten-Standard gilt, wie im Bundesarchiv, das
XML-Format. Dokumente bzw. Dateien werden gemäss Konzept im Rahmen des
Projekts BEDA in einem gesamtkantonalen Document Warehouse gespeichert und
mit den PRISMA-Metadaten verknüpft (vgl. Kapitel 4.3.7). In BEDA soll künftig
auch die Konversion der operationellen Dateiformate in spezifische Archivformate
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Das Projekt BEDA befindet sich noch in einer frühen Planungsphase. Es ist in die derzeitigen Aktivitäten
einer gesamtkantonalen Arbeitsgruppe zur Beschaffung und Einführung einer neuen Bürokommunikationsplattform
eingebettet. Innerhalb derselben werden auch Archivdokumente in entsprechenden besonderen Formaten
verwaltet und mit den Metadaten in PRISMA verknüpft werden können.
Seite 98 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002