Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
4.3 Organisatorische Vorkehren
4.3.1 Tragweite der Problematik
Es genügt nicht, Normen für die Archivierung elektronischer Unterlagen aufzustellen.
Die Archivarinnen und Archivare müssen auch hinreichende Kenntnisse und ein elementares
Verständnis für diese Unterlagen und deren Überlieferbarkeit mitbringen.
Wo ihnen dieses fehlt, gilt es zu allererst, die bestehenden Lücken zu schliessen.
Neue Arten von Unterlagen nötigen zum Anpassen von Archivierungsmethoden. Die
archivischen Prozesse verändern sich. Sie erfordern technische Hilfsmittel, nicht nur
bei den Unterlagenproduzenten, sondern auch im Archiv. Deren Einsatz will überlegt
sein. Ihre Beschaffung und ihr Unterhalt kostet. Mehrkosten müssen sich in der Regel
begründen lassen: Entweder kann ein Archiv Zeit einsparen, oder sein Angebot lässt
sich verbessern. Ist keines dieser Ziele realisierbar, bleibt der Hinweis auf die Notwendigkeit
einer ausserordentlichen Investition aus staatspolitischen oder anderen,
für das Gemeinwesen zentralen Gründen (Rechtssicherheit, Transparenz staatlichen
Handelns usw.).
Archivische Angebote beziehen sich entweder auf die Öffentlichkeit oder auf die Unterlagenproduzenten.
Sollen die Letzteren zur Einhaltung von Abgabeverfahren in einer
bestimmten Qualität (vor allem auch im Hinblick auf das Strukturieren, Erfassen und
Verwalten von Metadaten zu Unterlagen) verpflichtet werden, kann eine nützliche
Gegenleistung des Archivs die vorauszusetzende Bereitschaft fördern. Die Angebote
gegenüber der Öffentlichkeit dienen als Aushängeschild und können dazu beitragen,
dass der Goodwill der politischen Instanzen für archivische Anliegen verbessert
wird.
Allerdings ist auch der Aufbau neuer oder verbesserter Angebote nur dank eines Zusatzaufwands
realisierbar. Das Hauptproblem besteht darin, dass eine Vielzahl von
Aufgaben gleichzeitig gelöst werden sollte (vgl. auch Kapitel 6.1.2):
•= Noch warten in vielen Fällen umfangreiche Unterlagen in analoger Form aus dem
Zeitraum vor 1970 auf eine Abgabe an die Archive.
•= Die hohen Zuwachsraten abgelieferter Unterlagen seit Mitte des 20. Jahrhunderts
haben teilweise zu einem enormen Erschliessungsrückstau geführt. Die neue Herausforderung
stellt sich so gesehen im denkbar ungünstigsten Moment – besonders
dort, wo sich das Verständnis der vorgesetzten Organe für die Bedürfnisse und Nöte
der Archive in Grenzen hält.
•= Die Informatisierung der administrativen Tätigkeiten hat zu einem Nebeneinander
von Papier-Ablagen und elektronischen Speicherformen geführt, was den Aufwand
für vorarchivische Analyse- und Bewertungsaktivitäten zusätzlich erhöht.
•= Heutige Informationssysteme der öffentlichen Verwaltung enthalten Daten, die teilweise
bereits zwanzig und mehr Jahre alt sind.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 4: Momentaufnahme Seite 73