Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...
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<strong>Gesamtschweizerische</strong> <strong>Strategie</strong><br />
<strong>zur</strong> <strong>dauerhaften</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
<strong>von</strong> Unterlagen aus elektronischen Systemen<br />
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz<br />
7.2.2 Mittelfristige Projekte<br />
Die folgenden mittelfristigen Empfehlungen sollten bis Ende 2005 umgesetzt werden<br />
können.<br />
8. Einführung verwaltungsweiter vorarchivischer Standards<br />
Die im Rahmen der kurzfristigen Massnahmen erarbeiteten Regelwerke und Standards<br />
sollen in den folgenden Jahren zu integralen Bestandteilen der jeweiligen Informatik-Architekturen,<br />
eGovernment-<strong>Strategie</strong>n, Aktenführungs-Richtlinien usw.<br />
werden.<br />
Zu diesem Zweck sind die vorgelegten Standards mit massgeblichen Partner-Organisationen<br />
(z. B. Staatsschreiberkonferenz, Schweizerische Informatikkonferenz,<br />
eGovernment-Foren usw.) zu diskutieren und zu bereinigen. Parallel wird es notwendig<br />
sein, die Standards in Konformität mit der internationalen Entwicklung zu<br />
verfeinern oder anzupassen.<br />
Zusätzlicher Ressourcenbedarf: 10–20 Stellenprozente für Mitglieder <strong>von</strong> Arbeitsgruppen<br />
während 1 bis 2 Jahren (im Durchschnitt pro Archiv/Jahr: 1–2 Prozent)<br />
9. Einführung/Ausbau eines Aufgabenbereichs Records Management<br />
Organisatorisch wird im vorarchivischen Tätigkeitsbereich eine neue Funktion benötigt,<br />
die nachstehend, in Anlehnung an angelsächsische Vorbilder, als „Records Management“<br />
bezeichnet wird. Die Arbeitsweise künftiger Records Manager unterscheidet<br />
sich <strong>von</strong> derjenigen bisheriger Registratoren fundamental. Benötigt werden<br />
besondere Kenntnisse und Fertigkeiten in den Disziplinen Informations- und Wissensmanagement,<br />
Process Engineering und Organisationslehre. In Zusammenarbeit<br />
mit anderen interessierten oder betroffenen Organen (seco, Personaldienste, Fachstellen<br />
für Organisationsentwicklung, Fachhochschulen, dem geplanten Universitäts-<br />
Nachdiplomlehrgang für Archivistik und Records Management usw.) sind entsprechende<br />
Berufsprofile zu erarbeiten. Die neue Funktion soll pilotmässig in geeigneten<br />
Dienststellen, Departementen/Direktionen oder Kantonen getestet werden. Am vorteilhaftesten<br />
wird es sein, ein elektronisch unterstütztes Records Management in den<br />
Archiven selbst – als „Code of Best Practice“ – einzuführen. Bei dieser Gelegenheit<br />
wird zugleich das notwendige Know-how für intensivierte vorarchiviscche Kontakte<br />
aufgebaut.<br />
Ob die neue Funktion dem Archiv selbst oder einer anderen Verwaltungsstelle anzugliedern<br />
ist, muss situativ entschieden werden. Die Einführung eines zeitgemässen<br />
Records Management ist ein strategischer Schritt, der auf höchster Stufe (im Regierungsgremium)<br />
beschlossen werden und eine breite verwaltungsinterne Zustimmung<br />
finden muss (vgl. Empfehlung 19).<br />
Zusätzlicher Ressourcenbedarf: 10–100 Stellenprozente für „Best Practice“ im Archivbetrieb<br />
und beratende Unterstützung <strong>von</strong> Pilotdienststellen<br />
Seite 160 Kapitel 7: Empfehlungen KLA CH/FL 2002
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