Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
4.1.2 Stellenwert der Überlieferungsbildung
Die schweizerischen Archive befinden sich in einer Mittlerstellung zwischen Verwaltung
und Öffentlichkeit. Da die archivische Überlieferung bis weit ins Mittelalter,
teilweise sogar bis in das erste Jahrtausend nach Christus zurückreicht, geniesst der
laufende Zuwachs keine uneingeschränkte Aufmerksamkeit. Die verfügbaren (Personal-)Ressourcen
werden für eine Mehrzahl von Aufgaben, namentlich das
•= Identifizieren, Analysieren, Bewerten
•= Aussondern, Übernehmen
•= Ordnen und Verzeichnen (Erschliessen)
•= Konservieren und Restaurieren (Bestandeserhaltung)
•= Bereitstellen (Benützen)
•= Auswerten (archiveigene Forschungsaktivitäten) und
•= Mitteilen (Öffentlichkeitsarbeit)
von Archivgut benötigt. Ein starkes Schwergewicht lag noch vor wenigen Jahrzehnten
auf Benützungs- und Auswertungs-Aspekten. Die klassische Rolle des „Historiker-Archivars„
hat seither kontinuierlich demjenigen eines Archivgut-Managers Platz
gemacht. Dennoch ist die Intensität der vorarchivischen Aktivitäten weit hinter dem
Wachstum der Unterlagenproduktion und der Komplexität der zugrunde liegenden
Prozesse zurückgeblieben.
Aufgrund einer 2000 durchgeführten Umfrage sind bereits die konventionellen vorarchivischen
Tätigkeiten in den meisten Archiven unterdotiert. Mehr als die Hälfte
aller antwortenden Archive hat für elektronische Überlieferungsbildung keine Ressourcen
eingeplant.
Nicht alle Archive vertreten überdies die Ansicht, dass der Anteil für vorarchivische
Tätigkeiten angehoben werden sollte. Im Gegenteil: Neue Organisationsmodelle
(Wirkungsorientierte Verwaltung usw.) verleiten dazu, bestehende Stärken zu betonen
und entsprechende Aktivitäten zu intensivieren. Dies gilt hauptsächlich für die
Kundenkontakte im Benützungsbereich. So steht etwa im wif-Projekt des Staatsarchivs
Zürich die Überlieferungsbildung (hinter individuellem und behördenorientiertem
Kundenservice) nur an dritter Stelle.
Das Problem beschränkt sich jedoch nicht auf archivinterne Ressourcen-Allokationen.
Traditionellerweise wird Verwaltung in der Schweiz als etwas aufgefasst, „was man
kann„, oder sich notfalls „on the job„ lernen lässt. Schriftgutverwaltung als besondere
Disziplin ist nahezu unbekannt. Wo es eine Berufsgruppe „Registrator“ gibt, sind
die entsprechenden Funktionsbeschreibungen in der Regel hoffnungslos überholt.
Seite 60 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002