Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Handlungsbedarf
Als Voraussetzung für dieses Szenario müssen die Archive eine grundsätzliche Neuorientierung
ihrer Aufgabenbereiche und ihrer Kompetenzen vornehmen. Die neue
Vision und Zielsetzung der archivarischen Tätigkeit und eine Strategie zu deren Umsetzung
muss erarbeitet und breit abgestützt verabschiedet werden. Erst auf dieser
Basis ist die Umsetzung in konkreten Projekten sinnvoll.
Der Handlungsbedarf lässt sich aus den formulierten Empfehlungen ableiten. Dabei
müssen die mittel- und langfristigen Aktivitäten und Empfehlungen unvermittelt im
Sinne eines Reorganisationsprozesses angegangen werden.
Vor- und Nachteile
Das Szenario entspricht einer Ideallösung. Deren Umsetzung ist mit einem ausserordentlich
hohen Aufwand und beträchtlichen Investitionen verbunden und muss sich
aus diesen Gründen auf einen überschaubaren Zeitraum beschränken.
Die Vorteile des Direttissima-Szenarios bestehen darin, dass eine bedürfnisgerechte,
methodisch adäquate sowie hinsichtlich Kosten und Nutzen optimierte Lösung erarbeitet
werden kann. Problematisch sind die hohen Anfangs-Investitionen, die Ansprüche
an die Veränderungsbereitschaft der betroffenen Personen und die entsprechend
grösseren Risiken, dass das Unterfangen als Ganzes scheitern könnte.
Insgesamt wird diese Vorgehensvariante nur zu empfehlen sein, wenn optimale Rahmenbedingungen
bestehen. Im Hinblick auf den Aufbau einer bedürfnisgerechten
eGovernment-Infrastruktur ist aber eine solche Konstellation nicht auszuschliessen.
Um höhere eGovernment-Ausbaustufen (Transaktionen, Integration verschiedener
System-Umgebungen) zu realisieren, ist eine mehrjährige Vorbereitungsphase erforderlich.
Gelingt es einem Archiv, sich in der entsprechenden Projektorganisation
einen Platz zu sichern, kann es am damit verbundenen verwaltungsweiten Lernprozess
an prominenter Stelle partizipieren.
Hinsichtlich der Ausgestaltung der Rolle, die ein Archiv in einem solchen Zusammenhang
einnehmen kann, sind im Übrigen zahlreiche Varianten denkbar. Es ist
auch möglich, dass eine andere kompetente verwaltungsinterne Stelle die Federführung
für den Ausbau des Records Management übernimmt und das Archiv mehr im
Hintergrund mitarbeitet.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 6: Perspektiven Seite 149