Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
3.3 Spezialprobleme
3.3.1 Elektronische Post
Das Kommunikations-Werkzeug eMail verändert die administrativen Abläufe von
Grund auf. Formalisierte Entscheidungsprozesse werden abgekürzt. Der datenmässige
Zusammenhang des Geschäftsgangs lockert sich: Während einer Übergangsfrist,
die noch einige Jahre andauern dürfte, treten elektronische Mitteilungen als zusätzliche
Quellengattung zwischen die traditionellen Papierdossiers und Datenbanken, in
denen das unternehmensweite Wissen gespeichert ist.
Die Absicht, von wichtigen eMails Papierausdrucke und deren Integration in herkömmliche
Akten zu fordern, ist in der Praxis nicht durchsetzbar. Zahlreiche Archivverwaltungen
sind deshalb dazu übergegangen, besondere Richtlinien oder Vorschriften
für die Archivierung elektronischer Post aufzustellen.
Technisch sind eMails konkrete Anwendungsfälle elektronischer Unterlagen – mit
einer unkomplizierten Metadaten-Struktur und der gesamten Bandbreite möglicher
attachment-Formate – zu betrachten. Strategisch sollte jedoch nicht übersehen werden,
dass das isolierte Archivieren von eMails eine Notlösung darstellt. Deren Quellenwert
ist im Durchschnitt sehr gering; erst im Rahmen eines integralen, geschäftsprozess-orientierten
Aktenführungssystems wird es möglich, elektronische Mitteilungen
wirksam zu bewerten und ggf. auszusondern.
3.3.2 Internet-Publikationen
Ein zunehmender Teil des Wissens, das heute bei der Ausführung administrativer
Tätigkeiten benötigt und genutzt wird, stammt aus externen Informationsquellen und
wird via Internet-Browser betrachtet sowie, je nach Verwendungszweck und Ausstattung,
auf lokale Server heruntergeladen.
Auch diese Kategorie von Unterlagen kann Archivwert haben. Als entscheidendes
Kriterium dient, wie im Falle der elektronischen Post, der nachvollziehbare aktenmässige
Zusammenhang. Ein anderes Problem stellt die dauerhafte Erhaltung der benützten
Daten dar. Hyperlinks auf externe Seiten sind mehrheitlich unbeständig. Es
erscheint zweckmässig, deren Namen als Nachweis zu erhalten, wichtige Inhalte aber
zugleich lokal (am vorteilhaftesten im Rahmen eines Aktenführungssystems) zu
speichern und die damit verbundene Redundanz in Kauf zu nehmen. Das ganze Web
oder wichtige Bereiche desselben zu archivieren, mag ein verlockendes Ziel für ausgekochte
Freaks darstellen, hätte aber mit dem Anspruch, Geschäftsprozesse nachvollziehbar
zu machen, wenig bis nichts gemeinsam. 17
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Heutige Web-Publikationen repräsentieren einen neuen Subtyp der Archivgut-Gattung „Amtsdruckschriften“. Die Frage
der Archivierung von Webseiten wird auch in der Bibliothekswelt diskutiert. Vgl. zum Beispiel „Archiving the Web:
“The PANDORA Archive at the National Library of Australia” (http://www.nla.gov.au/nla/staffpaper/2001/cathro3).
Seite 38 Kapitel 3: Internationaler Kontext KLA CH/FL 2002