Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...
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Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz<br />
<strong>Gesamtschweizerische</strong> <strong>Strategie</strong><br />
<strong>zur</strong> <strong>dauerhaften</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
<strong>von</strong> Unterlagen aus elektronischen Systemen<br />
Die Dokumentation wurde durch die Zentrale Informatikdienststelle parallel <strong>zur</strong> Programmierung<br />
der <strong>Archivierung</strong>s-, Lösch-, Kumulations- und Pflegefunktionen erstellt.<br />
Der gesamte Auftrag hätte das Staatsarchiv rund 60’000 Franken gekostet, wäre er<br />
damals bereits intern verrechnet worden.<br />
Es besteht die Absicht, die archivierten Daten der Staatsanwaltschaft mittelfristig in<br />
das Archivsystem PRISMA (vgl. Kapitel 4.3.7, 4.6.4) zu übernehmen. Die entsprechenden<br />
Vorabklärungen wurden getroffen. Auch mit anderen Dienststellen oder Datenbankbetreibern<br />
(zum Beispiel für das zentrale Schuladministrationssystem mit archivrelevanten<br />
Daten über SchülerInnen, Lehrkräfte, Klassen, Fächer, Notentabellen,<br />
Schulhäuser usw. <strong>von</strong> den Kindergärten bis zu den Gymnasien und Berufsschulen)<br />
wurden entsprechende Vorsondierungen getroffen.<br />
G) Staatsarchiv Appenzell-Ausserrhoden<br />
Das Staatsarchiv Appenzell-Ausserrhoden intervenierte 1999/2000 bei den zuständigen<br />
Stellen, um die <strong>Archivierung</strong> eines zeitlichen Querschnitts der mutierten Daten<br />
aus dem Geografischen Informationssystem (GIS) zu sichern.<br />
H) Staatsarchiv Thurgau<br />
Das Staatsarchiv Thurgau überspielt in Absprache mit dem Verein MEMORIAV seit<br />
2001 sämtliche Filmdokumente auf DVC-Pro-Sicherungsbänder und bemüht sich zusammen<br />
mit der an diesem Prozess beteiligten Video-Firma um eine prospektive Absprache<br />
mit dem Bandhersteller in Sachen Produkteablösung.<br />
Ein Projekt <strong>zur</strong> Übernahme elektronischer Gebäudeversicherungsdaten aus einem<br />
neu eingeführten System in das Archivsystem wird voraussichtlich 2002 anlaufen.<br />
4.5.2 Operationelle Langzeitarchivsysteme<br />
Es wird leicht übersehen, dass bereits in vielen operationellen Systemen <strong>Archivierung</strong>sfunktionen<br />
eingebaut sind und täglich genutzt werden. Stellvertretend für zahlreiche<br />
weitere Fälle sei hier die <strong>Archivierung</strong>sschnittstelle Archive-Link der ERP-<br />
Software <strong>von</strong> SAP genannt.<br />
In all diesen Fällen handelt es sich freilich um sogenannte Langzeitarchive (gemäss<br />
der in Kapitel 3.2.3.4 verwendeten Definition). Aspekte der <strong>dauerhaften</strong> Haltbarkeit<br />
sind darin normalerweise nicht berücksichtigt; als zeitlicher Rahmen gelten die vorgeschriebenen<br />
rechtlichen Aufbewahrungsfristen (max. 10 Jahre). Hingegen wird im<br />
Rahmen solcher Systeme normalerweise allen Fragen, die mit Dokumentenauthentizität<br />
zusammenhängen, eine verhältnismässig hohe Wichtigkeit eingeräumt. Das fehlende<br />
Glied in der Kette bildet heute in erster Linie die noch nicht praktizierbare digitale<br />
Signatur, die aber kaum archivtauglich ist. Daneben ist stets <strong>von</strong> Fall zu Fall zu prüfen,<br />
wie weit die massgeblichen Kontext-Metadaten archivierter Dokumente mitarchiviert<br />
werden können.<br />
KLA CH/FL 2002 Kapitel 4: Momentaufnahme Seite 95
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