Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
In den jüngsten Jahren hat sich die Prozessorientierung durchzusetzen begonnen:
Im Rahmen der durchgeführten Aus- und Weiterbildungsaktivitäten für Records
Manager (die bis vor kurzem Registratoren bzw. Registratorinnen hiessen) und
bei der Revision der GEVER-Strategie wurde die Notwendigkeit einer solchen
Neuausrichtung klar erkannt. Im Projekt GBL 99 wird nun ein neuer Anlauf genommen,
um einer prozessorientierten elektronischen Aktenbildung, die auch für
das Archiv von Nutzen sein soll, zum Durchbruch zu verhelfen.
•= Das Staatsarchiv Basel-Stadt entschied sich zu Beginn der 1990er Jahre, eine
diachrone Integration der verwendeten Ordnungssysteme anzustreben, mit dem
Ziel, den archiveigenen Verzeichnungsaufwand so weit als möglich in den vorarchivischen
Bereich zu verlagern und die Aufgabe des archivischen Erschliessens
in die Richtung eines übergreifenden Wissensmanagements zu erweitern. Im
Blick auf dieses Ziel wurde schrittweise eine Vorgehensstrategie entwickelt und
regelmässig anhand konkreter Situationsanalysen überprüft. Die Strategie beruht
auf ineinander greifenden Aktivitäten rechtlicher, organisatorischer und fachlichtechnischer
Art. Auch in diesem Rahmen ist Prozessorientierung in den letzten
Jahren zu einem Leitmotiv geworden.
•= Die Archives de l’Etat de Neuchâtel (AEN) sahen sich 1995 veranlasst, verhältnismässig
unvermittelt in ein Projekt zur Einführung eines administrationsweiten
Dokumentenmanagementsystems einzusteigen, um darin die langfristigen Archivierungsaspekte
sicherzustellen. Nach einem sehr verheissungsvollen Start wurde
das dafür massgebliche Teilprojekt MORGANE in der Zwischenzeit gestoppt, mit
dem Ergebnis, dass die Projektverantwortliche des Staatsarchivs eine neue interessante
Stelle im IT-Sektor fand und das weitgehend auf eine Person zentrierte
Know-how erst wieder neu aufgebaut werden mussten.
•= Das Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft (StABL) konnte 1997 eine neue
Stelle schaffen, um ein kantonales Kompetenzzentrum für elektronische Dokumentenarchivierung
aufzubauen. Auf dieser Grundlage nimmt das Staatsarchiv
heute im Kanton eine federführende Rolle für das Records Management wahr.
•= Das Staatsarchiv Zug setzt seit 1988 für die Verzeichnung seines Archivgutes die
zentrale Archivdatenbank STARZUG bzw. STAR II, ein (vgl. Kapitel 4.6.4). 2001
wurde gleichzeitig mit der Einführung von KONSUL (flächendeckend auf Stufe
Parlamentsdienst, Regierung und Direktionen), einem Geschäftsverwaltungsprogramm,
das von der gleichen Firma wie STAR II stammt, eine Schnittstelle
geschaffen, so dass elektronische (Geschäfts-)Verzeichnisse der Verwaltung direkt
in die Archivdatenbank überführt werden können. Solange die Langzeitarchivierung
elektronischer Daten nicht gesichert ist, hält das Staatsarchiv am
Prinzip fest, dass, wo immer möglich, die eigentlichen Unterlagen in Papierform
abgeliefert werden.
•= In der Stadt Zürich wurde ein paritätisch zusammengestzter Organ für elektronische
Archivierung, mit Einbezug des Stadtarchivs gebildet, das sich ebenfalls an
elektronisch unterstützten Geschäftsprozessen aurischtet.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 4: Momentaufnahme Seite 85