Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
3. Diese Probleme können die Archive nicht in eigener Regie lösen. Kooperationen
drängen sich auf. Zu den naheliegendsten Partnern zählen die Unterlagenbildner
selber, die Informatikdienste und strategischen Gremien der jeweiligen Archivträger,
ferner Geschäftsprüfungs- und Controllingstellen, Rechtsabteilungen sowie
private Softwarefirmen und, last but not least, andere Archive oder Informationsvermittler.
4. Als Hauptmerkmale der Integrität elektronischer Unterlagen gelten deren überdauernde
Lesbarkeit und Verstehbarkeit sowie die Nachweisfähigkeit überlieferter
Fakten und die Nachvollziehbarkeit stattgefundener Handlungen. Zu
diesem Zweck müssen Unterlagen glaubwürdig („authentisch“) sein und auf verlässliche
(nachprüfbare) Weise zustande kommen. Von den ArchivarInnen wird
erwartet, dass sie in diesen methodischen Aspekten eine besondere Fachkompetenz
in den interdisziplinären Dialog einbringen können.
5. Elektronische Unterlagen entstehen im Verlauf administrativer oder sonstiger
geschäftlicher Vorgänge (Geschäftsprozesse, Transaktionen). Der Fokus der vorarchivischen
Aktivitäten verlagert sich von der nachträglichen Analyse und Bewertung
bereits vorhandener Unterlagen zur Identifikation überlieferungswürdiger
Vorgänge. Es gilt, im voraus die massgeblichen Transaktionen und deren
Ergebnisse zu ermitteln. Archivisches Bewerten wird zum Bestandteil des
Process Engineering. Die Archive sind herausgefordert, entsprechende Kompetenzen
aufzubauen und dafür ausreichende Personalressourcen bereitzustellen. 28
6. Die Heterogenität und Kurzlebigkeit operativer elektronischer Informationssysteme,
verbunden mit dem raschen technologischen Wandel, erschweren es,
allgemein gültige archivische Anforderungen an die Qualität und Beschaffenheit
archivwürdiger digitaler Unterlagen zu formulieren. Heterogene Verwaltungskulturen
und Schriftguttraditionen müssen berücksichtigt werden. Ein Konsens
in bezug auf die Bildung und Aufbewahrung elektronischer Akten bahnt sich an.
Dessen Grundlagen bilden der ISO-Standard 15489 für Records Management
und die Ergebnisse mehrerer wegweisender Studien (UBC, RKMS, MoReq) sowie
Standards (GEVER, DOMEA, NOARK, DoD 1505-2 usw.).
7. Den Schlüssel zur dauerhaften Überlieferung integrer elektronischer Unterlagen
bildet die logische Verbindung von Primär-Informationen und zugehörigen Metadaten,
die hinreichende Auskunft über Struktur, Inhalt, Handlungskontext und
ursprüngliche Darstellung dieser Unterlagen geben können. Welche konkreten
Metadaten in welchem Fall (für welche Unterlagen-Kategorie) benötigt werden,
ist noch ungenügend erforscht und bildet zum Beispiel ein zentrales Erkenntnisziel
des internationalen Gemeinschaftsprojekts InterPARES.
28
Am weitesten in dieser Richtung vorgestossen sind die australischen Archive. Deren Überlieferung geht allerdings nur in
spärlichem Umfang hinter das Jahr 1900 zurück. Dadurch werden Archiving und Records Management in vielen Fällen
als beinahe identische Grössen aufgefasst.
Seite 52 Kapitel 3: Internationaler Kontext KLA CH/FL 2002