Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Viele ältere Systeme stehen vor der Ablösung. Dokumentationen sind oft nur noch
rudimentär vorhanden oder stimmen mit den heutigen Realitäten (der ständig weiter
entwickelten Systeme) nicht mehr überein. IT-Spezialisten, die sich darin auskannten,
sind in der Regel längst verschwunden. Um die noch vorhandenen Daten zu
archivieren, ist ein ausserordentlicher Mehraufwand erforderlich. Im Extremfall ist
auf Methoden der Datenarchäologie zurückzugreifen. 14
•= Neben all den genannten Restanzen bleibt die Hauptaufgabe – die strategisch abgestützte
prospektive Informationssicherung – ein Desiderat, das bisher in den
allerwenigsten Fällen konsequent angepackt werden konnte.
Aus den aufgelisteten Ansprüchen ergibt sich die Notwendigkeit, Prioritäten zu setzen.
Mit Prioritäten ist meist auch ein bewusster Verzicht verbunden. Der Stellenwert
der Überlieferungsbildung vor dem Gesamthorizont aller Archivaufgaben muss überdacht
werden. Damit sind wiederum betriebliche Entscheide von grosser Tragweite
verbunden.
Es gibt verschiedene Vorgehensweisen, um solche Prioritäten festzulegen (vgl.
Kapitel 6.3). Lehrbuchmässig wäre es, mit einem Leitbild (einer „Business Mission“)
zu beginnen, vor dessen Hintergrund eine Beurteilung des akuten Handlungsbedarfs
vorzunehmen, um davon ein mehrjähriges Programm abzuleiten. Auf jeden Fall sollten
Ziel und Zweck eines solchen Programms im Bewusstsein des Personals solid
verankert sein und von der Archivleitung mit aller Entschiedenheit und im Wissen
um die damit verbundenen Konsequenzen getragen werden.
4.3.2 Aufbau neuer Kompetenzen
Wenn Archivfachleute zu erfolgreichen „Players at the Electronic Records Management
Table“ werden wollen, müssen sie ein fundiertes Verständnis von elektronischen
Unterlagen und deren Funktionsweise in den administrativen Alltag einbringen können.
15 Ein solches Verständnis entsteht im Wechselspiel von Theorie und Praxis. Wie
in jedem Lernprozess müssen die vier Stufen
•= Wissen
•= Verstehen
•= Anwenden
•= Beherrschen
durchschritten werden.
14
Zusätzlich ist zu berücksichtigen, dass ältere Applikationen, vor allem auf Grossrechnern, noch eine erheblich
längere Lebenszeit aufwiesen als heutige Systeme. Mit sinkender Lebenszeit nimmt auch die Qualität der
Dokumentationen ab, die Kadenz der Änderungen hingegen zu.
15
Diese Forderung wird im „Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective“, S. 36, und
an anderen Stellen, erhoben. Vgl. Basisdokument, Kap. 3.
Seite 74 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002