Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
7.4.2 Nutzenpotenziale
Den geschätzten Kosten muss ein entsprechender Nutzen gegenübergestellt werden
können. Im Vordergrund steht allerdings zunächst nicht das Erzielen eines Mehrnutzens
(gegenüber dem Ist-Zustand), sondern das Vermeiden eines drastischen Mindernutzens.
Ein solcher droht aufgrund der schleichenden Qualitätsverschlechterung angebotener
Unterlagen (hinsichtlich Ordnungszustand, Aussagekraft, Vorhandensein
von Metadaten). Verursacht wird diese durch die Folgen der Wissensexplosion und
des organisatorisch mangelhaft bewältigten Einsatzes neuer technischer Hilfsmittel.
Das festgestellte Problem kann nicht durch die Archive allein gelöst werden. Neue
Partnerschaften im vorarchivischen Bereich sind unumgänglich. Qualitätsstandards
auf Archivseite können einen Anfang bilden. Auf lange Dauer wird jedoch ein zeitgemässes,
funktionstüchtiges Records Management benötigt. Die Empfehlungen 19
und 24 sind vor diesem Hintergrund zentral: Gelingt es, sie erfolgreich umzusetzen,
resultiert ein Mehrnutzen, neben dem die Auslagen für die Archive eine Kleinigkeit
darstellen.
Auf der Basis eines zuverlässigen, leistungsfähigen Records Management kann sich
in einer zweiten Phase auch für die Archive ein markanter Mehrnutzen ergeben:
Übergebene Unterlagen werden durch informativere Metadaten begleitet. Die Letzteren
können direkt in die Archivsysteme übernommen werden. Dadurch verlagert
sich die archivische Erschliessungsarbeit – einerseits in das Vorfeld der Records Management-Beratung,
anderseits in den Bereich nachträglicher Qualitätssicherungsmassnahmen.
Im Rahmen der Letzteren lassen sich Bestandesverzeichnisse durch
Schriftgutanalysen ergänzen. Dabei kommt die professionelle Kompetenz der historisch
geschulten Archivfachleute zum Tragen. Innerhalb der Wertschöpfungskette
werden somit die archivierten Unterlagen mit einem Mehrwert versehen. Dieser
kommt wiederum der öffentlichen Kundschaft der Archive zugute. Da die Archivverzeichnisse
– anders als bisher mehrheitlich – auch digital zugänglich und bedeutend
leichter auswertbar sein werden, darf längerfristig auch mit einem massiv verbesserten
Angebot für die Erforschung der Vergangenheit gerechnet werden.
Würde auf die empfohlenen Massnahmen – namentlich auf die Empfehlungen 1, 2,
8–10, 15–17 und vermutlich auch 20–21 – verzichtet, ergäben sich bedeutend höhere
kumulierte Kosten aus einer Vielzahl lokaler Projekte. Im schlimmsten Fall könnten
die Archive ihrem Auftrag nicht mehr nachkommen, und der Anspruch auf eine historisch
nachprüfbare Überlieferung anhand von Unterlagen der öffentlichen Organe
müsste preisgegeben werden.
Archive operieren aufgrund ihres besonderen Geschäftszwecks vor einem zeitlichen
Hintergrund, der nur mit sehr wenigen anderen Sparten verglichen werden kann.
Aufgrund der Massnahmen, die in dieser Studie empfohlen werden, ist ein nachhaltiger
Gesamtnutzen erreichbar. Jede Verzögerung des dargelegten Massnahmenprogramms
droht diesen Gesamtnutzen zu schmälern.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 7: Empfehlungen Seite 177