Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
7.2.3 Langfristige Pläne
Die langfristigen Empfehlungen sollen bis im Jahr 2010 umgesetzt werden können.
Annahmen über die benötigten Ressourcen für diese Massnahmen sind auf der Basis
des noch sehr summarischen heutigen Wissens nur sehr annäherungsweise möglich.
17. Einführung systemunterstützter Bewertungs-, Aussonderungs- und
Übernahmeprozesse
Auf der Basis der für elektronische Unterlagen neu konzipierten vorarchivischen
Prozesse muss längerfristig ein höherer Automatisierungsgrad erreicht werden können.
Dank der Automatisierung dieser Prozesse sollen
•= die Produktivität erhöht (Erschliessungs-Vorleistungen der Unterlagenproduzenten
konsequent genutzt)
•= die Qualität der extrahierten Archivdaten verbessert
•= die quantitativen Anteile der archivwürdigen Daten gesenkt
werden können, ohne dass die Überlieferungsdichte darunter leidet.
Das letztgenannte Ziel dürfte in Anbetracht der beschleunigt wachsenden Informationsmengen
noch stärker an Gewicht gewinnen. Da Archive – im Gegensatz zu
operationellen Systemen – unaufhörlich wachsen, müssen Lösungen gefunden werden,
um dieses Wachstum in geordnete, moderate Bahnen zu lenken.
Damit ist angedeutet, dass ein wachsender Handlungsbedarf im technischen, organisatorischen
und methodischen Bereich besteht. Einzelne Archive werden auf die Dauer
nicht in der Lage sein, hier erfolgreich weiter zu kommen. Die benötigten Lösungen
sind deshalb in Kooperation (zum Beispiel unter der Federführung des gemeinsamen
Kompetenzzentrums) und in enger Tuchfühlung mit vergleichbaren ausländischen
Vorhaben zu erarbeiten.
18. Aufbau einer Infrastruktur für ein langfristiges elektronisches Archiv
Archive, die bereits ausreichende Erfahrungen mit der Übernahme und Pflege von
Metadaten gesammelt haben, können in einem zweiten Schritt zur langfristigen digitalen
Aufbewahrung der Unterlagen selbst übergehen. Zu diesem Zweck wird eine
sichere und leistungsfähige Infrastruktur benötigt.
Wir empfehlen, diesen Schritt besonders umsichtig zu planen. Da Archive kontinuierlich
wachsen, können falsche Vorentscheide weitreichende Folgen nach sich
ziehen. Die vorhandene Infrastruktur könnte sich rasch in Dimensionen entwickeln,
auf die kein Archiv finanziell, organisatorisch und mental vorbereitet ist.
Mittelgrosse und vor allem kleinere Archive sollten deshalb die Möglichkeiten von
Verbundlösungen oder der Kooperation mit einem Servicezentrum sorgfältig prüfen,
bevor sie sich für einen eigenen Weg entscheiden.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 7: Empfehlungen Seite 163