Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Zunächst ist die unablässig weiter wachsende Informationsfülle in Betracht zu ziehen.
Information muss auf einen sinnvollen Umfang reduziert werden können, um verarbeitbar
zu sein. Erst aus der Verbindung von Information und Erfahrung entsteht
Wissen. Informationsverdichtung im Zusammenhang mit dem Archivieren wird somit
zu einem Bestandteil eines unternehmensweiten Wissensmanagements.
Sodann gilt es, an künftige Möglichkeiten des Zugangs zu archivierten Informationen
und Unterlagen zu denken. Dies ist ein Thema des Aufgabenbereichs Erschliessung
(vgl. Kapitel 3.4.5). Bereits beim Bewerten muss überlegt werden, was sich später im
Archiv mit den verfügbaren personellen und technischen Mitteln soweit erschliessen
lässt, dass zumindest eine minimale Zugänglichkeit sichergestellt werden kann. Nach
Möglichkeit sollen Ordnungssysteme, Zugangsstrukturen oder sonstige Metadaten,
die bereits im ursprünglichen System verwendet werden, in das Archivsystem übernommen
werden können (dafür zu sorgen, dass solche Metadaten in einer
archivtauglichen Form produziert und gespeichert werden, wird zum zentralen
Element der Bewertungsaktivitäten). Trifft beides nicht zu, ist auf eine Übernahme
zu verzichten, und die betreffenden Daten können ausgesondert werden.
Aussonderungsverfahren sind in der IT-Welt nichts Neues. Die Archivarinnen und
Archivare können in diesem Punkt an die seit jeher geübte und meist gut eingespielte
Datensicherungspraxis anknüpfen. Dabei werden bestimmte Daten aufgrund vordefinierter
Verfalldaten ausgelagert oder gelöscht. Gelingt es, auch das archivische Aussondern
in solche Prozesse einzugliedern, darf mit guten Resultaten gerechnet werden.
Die im angelsächsischen Sprachraum gebräuchlichen Retention Schedules (französisch:
„Calendriers de conservation“) bilden eine wichtige Vorstufe, damit Aussonderungsprozesse
in operative Systeme der Unterlagenproduzenten integriert und weitgehend
automatisiert werden können.
Es gibt bisher nur wenige automatisierte Aussonderungsverfahren, an denen Archive
unmittelbar beteiligt sind. Ein wegweisendes Beispiel wurde im Rahmen des Projekts
DOMEA der deutschen Bundesverwaltung realisiert. Dabei sind in Systemen, die den
DOMEA-Aktenführungsstandard (vgl. Anhang 3) unterstützen, alle Dossiers (in der
DOMEA-Terminologie „Vorgänge“) eines festgelegten Zeitraums pro Akte (unterste
Stufe des Ordnungssystems) dem Bundesarchiv zu übergeben, von diesem zu prüfen
und, soweit als archivwürdig erachtet, in dessen System zu übernehmen.
3.4.3 Übernahmeprozesse
Das archivinterne Gegenstück zu einem Aussonderungsverfahren bildet das Vorhandensein
eines Systems, in das extrahierte Daten übernommen werden können. Weltweit
stellt sich heute als ein akutes Problem heraus, dass die wenigsten Archive bereits
über eigene Systeme verfügen, die solchen Anforderungen gewachsen sind.
Dieser Sachverhalt dürfte ein Hauptgrund für die Popularität von „Non-Custodial
Archiving“-Organisationskonzepten sein (vgl. Kapitel 3.1.6.1), während die vorhandenen
theoretische Konzepte noch kaum irgendwo in die Praxis umgesetzt worden sind.
Seite 44 Kapitel 3: Internationaler Kontext KLA CH/FL 2002