Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
B) Staatsarchiv Basel-Stadt
Das baselstädtische Archivgesetz trat 1998 nach fast zehnjähriger Entstehungszeit in
Kraft. Sein Vollzug wird in einer Registratur- und Archivierungsverordnung geregelt.
Die Letztere enthält auch Bestimmungen, die über den eigenen Geschäftskreis
des StABS hinausgehen und im Niemandsland der Geschäfts- und Aktenführung wirksam
werden. Dabei handelt es sich allerdings zu einem grösseren Teil um Feststellungen
programmatischen Charakters, die ohne präzisere Vollzugsvorschriften belanglos
bleiben.
Zu den Hauptelementen der beiden Erlasse gehören
•= ein vom Aufzeichnungsträger unabhängiger, die für das Lesen und Verstehen von
Informationen benötigten Hilfsmittel einschliessender Unterlagen-Begriff
•= eine uneingeschränkte Anbietepflicht aller öffentlichen Organe gegenüber dem
Staatsarchiv
•= vorarchivische Beratungsfunktionen des Staatsarchivs mit ausdrücklicher Weisungskompetenz
•= die Pflicht, das Staatsarchiv bereits bei der Planung neuer Informationssysteme
beizuziehen
•= eine klare Abgrenzung von Datenschutz- und Archivgesetzgebung, namentlich in
Bezug auf die Definition der Datenherrschaft und die Handhabung rechtlich-administrativer
Aufbewahrungs- bzw. archivischer Schutzfristen
•= eine Regelung der Aufbewahrungs-Örtlichkeiten, die dem Staatsarchiv das Recht
einräumt, den Betrieb von Archivdatenbanken an Dritte auszulagern.
Von der Weisungskompetenz für den Bereich des vorarchivischen Unterlagenmanagements
wurde bisher noch kein Gebrauch gemacht, da auf dieser Stufe die
programmatischen Leitnormen in vollziehbare Detailvorschriften gegossen werden
müssen. Dies setzt eine präzise Kenntnis der beabsichtigten (zum Teil neu zu gestaltenden)
Verfahren und technischen Instrumentarien voraus. Hand in Hand mit der in
Kapitel 4.1.5 skizzierten Strategie, namentlich mit der Durchführung des Projekts
ELGAR, der Erneuerung der verwaltungsweiten Kommunikationsplattform und dem
eventuellen Aufbau einer kantonalen Geschäftsprozess- und Dokumentenlogistik
(vgl. Kap. 4.4.2) befinden sich zwei verschiedene Weisungen für Aktenführung und
für die Abgabe von Unterlagen an das StABS (mit einem besonderen Teil für elektronische
Unterlagen) in der Pipeline.
Analog GEVER in der Bundesverwaltung sollte ein software-unabhängiger ELGAR-
Standard die Aktenführungsvorschrift durch organisatorische und technische Zusatzbestimmungen
ergänzen (vgl. Kap. 4.5.5). Aus Ressourcengründen muss davon aber
bis auf weiteres Abstand genommen werden.
Seite 72 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002