Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Der Handlungsbedarf für einen solchen Sondereffort zeichnet sich ab zu einem
Zeitpunkt, da die meisten öffentlichen (und privaten) Archive noch bis an den
Rand ihrer Kapazitäten damit beschäftigt sind, mit den Unterlagenmengen des
wachsenden Sozialstaats (bzw. der grösser gewordenen Regelungsdichte) zurecht
zu kommen.
Dies bedeutet, dass Personalressourcen nur in minimalem Umfang zugunsten einer
neuen Aufgabe verschoben werden können. Zumindest befristet besteht ein
Bedarf an zusätzlicher Arbeitskraft. Dieser muss überzeugend begründet und
kommuniziert werden können.
7. Als Ergebnis des Sonderefforts erwartet werden
a) technische Anforderungskataloge, Richtlinien und Standards
b) angepasste (neu definierte) (vor)archivische Prozesse
c) Vorschläge für neue Formen der verwaltungsinternen Kooperation.
8. Wie diese Ergebnisse erreicht werden könnten, ist in geeigneten Szenarien darzulegen.
Selbst wenn der Sondereffort dank zusätzlicher Ressourcen geleistet werden kann,
ist mit einer langjährigen Übergangsfrist zu rechnen. Bis sich die archivischen
Methoden und Arbeitsabläufe auf der Grundlage des neuen Paradigmas konsolidiert
haben, muss von einer andauernden Mehrfachbelastung ausgegangen werden.
9. Es ist deshalb ein Change Management vorzusehen, damit sich die Archive und
deren Personal auf die Erfordernisse einer grundlegend neuen Situation rechtzeitig
einstellen können.
10. Die Herausforderung übersteigt die Kapazitäten der meisten schweizerischen Archive.
Ihre Tragweite verbietet es, parallel eine Vielzahl individueller Lösungen
anzustreben. Es muss aufgezeigt werden können, wo sich eine verbindlichere interarchivische
Partnerschaft lohnt und wie eine solche zustande kommen könnte.
Es ist zu jedem dieser Richtziele aufzuzeigen, welche weiterführenden Arbeiten notwendig
sind und wie diese ausgeführt werden können.
Dadurch sollen die entwickelten Szenarien, abgegebenen Empfehlungen und durchgeführten
Umsetzungsmassnahmen jederzeit an den Richtzielen gemessen werden
können.
Vor allem erleichtern die Richtziele eine regelmässige gemeinsame Überprüfung der
grundlegenden strategischen Standpunkte.
Seite 118 Kapitel 5: Zieldiskussion KLA CH/FL 2002