Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
•= Applikationsgebundene Archivierung mit Migration
Im dritten Fall werden die Unterlagen in ihrer originalen Form gemeinsam mit der
Applikation, in der sie erstellt wurden, archiviert. Die Applikationssoftware dient
der Benutzung der archivierten Unterlagen und muss aus Gründen der langfristigen
Aufbewahrung vom Archiv immer auf dem neusten Stand gehalten werden.
Die Dokumente sind entsprechend laufend, d. h. im Rhythmus von etwa 1 bis 2
Jahren, in die jeweils neuste Version der Applikationssoftware zu migrieren.
Diese Strategie geht von der Annahme aus, dass diejenigen Stellen, die die Applikation
betreiben, diese laufend dem sich wandelnden technologischen Umfeld anpassen
müssen und deshalb ohnehin bei jeder Weiterentwicklung Daten aus dem
abzulösenden System übernehmen müssen, um die Kontinuität der Geschäftstätigkeit
wahren zu können.
Spätestens dann, wenn aber die Originalsoftware nicht mehr weiter entwickelt
wird, wird dieses Verfahren obsolet. Es ist auch zu berücksichtigen, dass bei jeder
Migration kleinere Informationsverluste stattfinden, die sich mit der Zeit jedoch
kumulieren und den Gehalt des Bestandes ernsthaft bedrohen können.
•= Generische applikationsgebundene Archivierung mit Migration
In der letzten Variante werden die digitalen Unterlagen aus der originalen Applikation
in eine generische Applikation der Archiv-Umgebung migriert. In der
Letzteren werden die typischen Funktionen des produktiven Systems nachgebildet.
Die Präsentation der archivierten Daten entspricht nicht mehr im Verhältnis
eins zu eins, sondern nur mehr dem Sinn nach (auf der Basis vorgängig erfolgter
Analysen) der ursprünglichen Darstellung. Wie bei der vorhergehenden Methode
ist auch hier eine laufende Migration im Archiv nötig. Diese kann aber in grösseren
Zeitabständen und auf vereinfachte Weise erfolgen, da die Weiterentwicklung
der generischen Applikationen unter der Kontrolle des Archivs erfolgt. Im Prinzip
wird die Migration erst nötig, wenn eine unlösbare technische Inkompatibilität mit
neuer Betriebs-Software oder -Hardware auftritt.
Fazit:
Jede der dargestellten Strategien ist mit Risiken verbunden, am kleinsten scheinen sie
aus heutiger Perspektive bei der applikationsfreien Archivierung mit Konversion und
Migration zu sein. Diese ist unseres Wissens auch die einzige Strategie, die bereits
im produktiven Archivbetrieb umgesetzt wird.
Auf lange Frist wird es unumgänglich sein, die Archivierungsprozesse – eventuell in
Verbindung mit vorgelagerten „Recordcreating“-Prozessen (vgl. Kapitel 3.2.2) – als
Spezialprozesse, die in verschiedene Applikationen bzw. operationelle Prozesse integriert
werden, zu betrachten. Ein Archivsystem bildet in einem solchen Zusammenhang
ein besonderes Subsystem innerhalb einer Gesamtarchitektur.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 3: Internationaler Kontext Seite 29