Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
3.4 Auswirkungen auf die Archivpraxis
3.4.1 Bewertungsaktivitäten
Die Auswirkungen elektronischer Unterlagen auf den Archivberuf sind gewaltig und
werden in ihrer ganzen Tragweite wohl weltweit noch kaum irgendwo richtig wahrgenommen.
Auf die Bewertungsaktivitäten eines Archivs haben sie insofern Einfluss,
als neue Verfahren entwickelt, erprobt und standardisiert werden müssen. Um dies zu
tun, ist es unverzichtbar, ein klares Bild vom Gegenstand des Überlieferbaren und
Überlieferungswürdigen zu gewinnen. Dies bedeutet zunächst, Geschäftsprozesse zu
identifizieren und in ihren jeweiligen institutionellen Zusammenhang zu stellen – das
heisst, mit den zugrunde liegenden Zielen und Aufgaben sowie beteiligten Organen
zu verbinden. Dann ist festzustellen, wie diese Geschäftsprozesse technisch unterstützt
werden, welche Unterlagen (Aufzeichnungen) dabei entstehen und welche Qualität
diese im Hinblick auf den Nachvollzug von Verwaltungsgeschehen oder den
glaubwürdigen Nachweis konkreter Vorkommnisse besitzen. Auch die technische
Überführbarkeit solcher Aufzeichnungen in ein Archivsystem (verstanden als Gesamtheit
aller Einrichtungen und Werkzeuge, um archivierte Unterlagen sicher aufzubewahren
und zugänglich zu machen) wird zum Bewertungskriterium, und die Archive
müssen eine Vorstellung entwickeln, wie sie die ihnen angebotenen Unterlagen
am einfachsten (sichersten, kostengünstigsten, attraktivsten im Hinblick auf ihre Zugänglichkeit)
übernehmen und dauernd aufbewahren können.
Kurz: In der Bewertungsproblematik spiegelt sich das gesamte Spektrum archivischer
Tätigkeiten. In Bezug auf elektronische Unterlagen gilt es all diese Tätigkeiten neu –
und gründlicher als je zuvor – zu überdenken. Die archivische Bewertung setzt zum
frühestmöglichen Zeitpunkt ein – noch bevor neue Systeme, in denen Geschäftsprozesse
aufgezeichnet werden, realisiert werden. Zugleich setzt sie eine umfassende
Kenntnis der archivinternen Prozesse, die nach ihr folgen, bereits voraus.
3.4.2 Aussonderungsverfahren
Bewertung als archivische Aufgabe entstand im an Massenakten reichen 20. Jahrhundert,
weil die Magazine von den exponential wachsenden Papiermengen überflutet
zu werden drohten. Im digitalen 21. Jahrhundert werden Lagerräume nicht mehr
das grösste Problem darstellen. Elektronische Speicher miniaturisieren die benötigten
Ablageflächen. Die bisher unverminderte Zunahme der Speicherkapazitäten gibt sogar
zur Frage Anlass, ob in Zukunft überhaupt noch bewertet werden soll, was den künftigen
Generationen überliefert werden muss.
Ohne auf derart grundsätzliche Fragen der Überlieferungsbildung einzutreten, darf
davon ausgegangen werden, dass auch inskünftig eine Selektion vorgenommen werden
muss. Verschiedene Aspekte legen dies nahe:
KLA CH/FL 2002 Kapitel 3: Internationaler Kontext Seite 43