Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
4.4 Records Management
4.4.1 Problemstellung
Seit rund zehn Jahren wird in der internationalen Archivliteratur gefordert, die Archive
sollten bereits auf die Konzeption von Systemen, in denen archivrelevante elektronische
Unterlagen entstehen, Einfluss nehmen. Zum viel zitierten Paradigmenwechsel in der
Archivistik gehört der Anspruch, überlieferungsbildende Aktivitäten nicht mehr auf
das produzierte Material, sondern auf die zugrunde liegenden Prozesse auszurichten. 18
Vorgangsbezogene elektronische Aufzeichnungen („Recordings“) sind in diesem
Sinn logische Konstrukte, die im Verlauf konkreter Geschäftsprozesse entstehen.
Diese Konstrukte bestehen aus Daten und Beziehungen zwischen Daten. Nur ein
auch auf längere Dauer stabiler Zusammenhalt solcher immateriellen Gebilde stellt
sicher, dass das, was aufgezeichnet wurde, auch zu einem späteren Zeitpunkt sichtbar
und verständlich gemacht werden kann. Dank Metadaten, die über Struktur, Inhalt,
Kontext und Darstellung verarbeiteter Daten zu bestimmten massgeblichen Zeitpunkten
Auskunft geben, besteht eine gewisse Chance, dieses Ziel zu erreichen.
Der hier stark verkürzte Anspruch ist nicht überall auf Zustimmung gestossen. Vor
allem aus Ressourcengründen, teilweise vielleicht auch aus prinzipiellen Erwägungen
heraus besteht zum Teil auch das Bedürfnis, die Grenzen zwischen Records Management
und Archivistik nicht allzusehr zu verwischen.
4.4.2 Archivische Erfahrungen
Zu den Archiven, die in unterschiedlichem Umfang über entsprechende Erfahrungen
berichten können, zählen das Bundesarchiv, die Staatsarchive Basel-Stadt, Basel-
Landschaft, Neuchâtel, Zug und das Stadtarchiv Zürich. In verschiedenen weiteren
Archiven werden in limitiertem Umfang Beratungen bei der Organisation des anfallenden
Schriftguts oder beim Aufbau von Aktenplänen oder sonstigen Ordnungssystemen
angeboten. Vor allem aus Ressourcengründen dominiert aber im Übrigen
wohl die Meinung, die Archive könnten und sollten sich nicht allzu sehr in die Belange
der Unterlagenproduzenten einmischen.
Die verfügbaren Erfahrungen sind wie folgt charakterisierbar:
•= Das Bundesarchiv versteht sein Geschäft seit mehr als dreissig Jahren als Bestandteil
einer lebenszyklen-übergreifenden Betrachtungsweise. Bis weit in die 1980er
Jahre hinein war dabei ein von der staatlichen Aufbauorganisation und dem Vollzug
statisch verstandener Kompetenzen her bestimmter Lösungsansatz.
18
Wegweisende Überlegungen zu dieser Problematik finden sich bei Schaffroth, Marc: Was macht Unterlagen
zu „Akten“ Konzeptionelle Grundlagen des vorgangsorientierten Informationsmanagements (In: Studien und
Quellen, 22, 1996, 357–389; ders.: Management von Geschäftsunterlagen in integrierten Büro-Informationssystemen
(In: Studien und Quellen, 23, 303–334). Vgl. dazu auch Kapitel 4.7.5.
Seite 84 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002