Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Aus der Zusammenstellung ergibt sich in einer ersten Phase eine Konzentration
auf die Archive selbst. Im Vordergrund stehen die Arbeit an Prozessbeschreibungen
und Standards (1), der Aufbau der Koordinations- und Beratungsstelle (2) sowie die
Planung und Durchführung des Weiterbildungsprogramms (5). Damit diese Ziele im
vorgesehenen Zeitplan erreicht werden konnen, ist ein gemeinsames Vorgehen
zwingend. Daneben bleiben den Archiven drei Aufgaben, die möglichst rasch angepackt
werden sollten. Bei der Beschaffung oder Ablösung eines Verzeichnungssystems
(6) gilt es, das betreffende Vorhaben so rasch als möglich in die Investitionsplanung
einzustellen. Ob die entsprechenden Budgetmittel bereits 2003 oder erst in
einem der Folgejahre bereitgestellt werden können, hängt von den lokalen Verhältnissen
ab.
Mittelfristig weitet sich der Aktionsradius auf das Records Management der gesamten
Verwaltung (8–10). Diese Problematik kann nicht von den Archiven in
eigener Regie gelöst werden. Es ist entsprechende intensive Überzeugungsarbeit zu
leisten. Damit darf jedoch nicht erst 2004 begonnen werden. Eine vorbereitende
Kampagne sollte so früh als möglich anlaufen. Zusätzliche Massnahmen (11–15)
werden die einzelnen Archive in unterschiedlichem Umfang belasten und sind mehrheitlich
ebenfalls kooperativ (zum Beispiel im Rahmen von Softwareverbünden)
realisierbar. In Fragen von ausgesprochen gemeinsamem Interesse (13, 14, 16)
kommt der Koordinations- und Beratungsstelle eine Drehscheiben-Funktion zu.
Langfristig stehen drei ambitiösere Kooperationsprojekte (19–21) auf der Traktandenliste.
Diese sollten lange im Voraus umsichtig abgeklärt und vorbereitet werden.
7.3.3 Anhaltspunkte für einzelne Archive
Wie können sich die Archive individuell in den dargestellten Raster einfügen Wir
empfehlen, dass sich jedes von ihnen anhand der gemäss Kapitel 7.3.2 zu treffenden
Massnahmen einen konkreten Aktionsplan erarbeitet. Dabei kann die Koordinationsund
Beratungsstelle konkrete Unterstützung leisten.
Der Aktionsplan soll Aussagen enthalten zu
•= den beabsichtigten Massnahmen (mit Terminierung auf der Zeitachse bis 2010)
•= den dafür zu schaffenden internen Voraussetzungen (personell, infrastrukturell)
•= den benötigten Mitteln
•= den damit verbundenen Konsequenzen auf die betriebliche Gesamtstrategie (Prioritäten
usw.)
•= den davon betroffenen Interessen anderer Verwaltungsstellen oder der gesamten
Verwaltungsorganisation.
Wir gehen davon aus, dass ein solcher Aktionsplan bis Ende 2002 erstellt und anschliessend
in eine verwaltungsinterne Vernehmlassung eingespeist werden kann.
Nach deren Abschluss sollte ein Regierungsbeschluss herbeigeführt werden können.
Dieser müsste die Grundlage dafür bilden, dass die benötigten Ressourcen Aufnahme
in die massgeblichen Finanzplanungsinstrumente finden.
KLA CH/FL 2002 Kapitel 7: Empfehlungen Seite 169