Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
4.3.4 Change Management
Das Thema „Personalentwicklung“ präsentiert sich in einem weiter gefassten Zusammenhang
als Teilaspekt eines grundlegenden Anpassungs- oder Änderungsmanagements:
Elektronische Überlieferungsbildung darf, wie bereits angetönt, nicht als isolierte
Aufgabe betrachtet werden, sondern bildet – nebst anderen Aktivitäten (Bewerten,
Erschliessen, Konservieren, Zugänglichmachen usw.) einen Bestandteil der gesamten
Archivarbeit. Das Kerngeschäft der Archivarbeit besteht aus Informationsvermittlung
und ist daher in besonderem Mass der Informatisierungswelle im öffentlichen und
privaten Alltag ausgesetzt.
Aus wirtschaftshistorischer Optik lässt sich die Informatisierung als ein Modernisierungsschub
(wie die Mechanisierung, Elektrifizierung, Automobilisierung
usw.) begreifen. Ein solcher Schub wirkt sich in verhältnismässig kurzer Zeit auf
sämtliche Tätigkeitsbereiche betroffener Betriebe und Einzelpersonen aus. Nach einer
Anfangsphase, die auf bestimmte Sektoren beschränkt blieb, findet heute eine rasche
Durchdringung und Integration sämtlicher Aufgaben an Büroarbeitsplätzen statt. Archive
sind dadurch herausgefordert wie nie zuvor.
Die Informatisierung des Archivalltags hat nachhaltigen Einfluss auf die persönliche
Arbeitsweise des Archivpersonals und auf die archivische Betriebsorganisation. Je
rascher und tiefgreifender der Wandel stattfindet, umso stärker wächst, zumindest
vorübergehend, eine gewisse Verunsicherung (vgl. Kapitel 6.2.4). Die Archive müssen
lernen, mit Phasen der Unsicherheit zu leben.
Diese besondere Problematik, die auch dann besteht, wenn Archive zurückhaltend
auf die veränderten Produktionsbedingungen von Archivgut reagieren, erfordert gezielte
Begleitmassnahmen. Es muss vermieden werden können, dass MitarbeiterInnen,
denen die Umstellung auf neue Werkzeuge und Methoden schwer fällt, „zwischen
die Räder fallen“. Anderseits hat die übertriebene Rücksichtnahme auf vorhandene
Bedenken und Abneigungen kontraproduktive Folgen: Der Anpassungsdruck
wird hinausgeschoben und könnte durchaus zu einer betrieblichen Zerreissprobe führen.
Es gehört deshalb zu den archivischen Führungsaufgaben, das Personal frühzeitig
und umsichtig auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten und ihm die Chance
zu geben, sich mit neuen Werkzeugen, Methoden und Denkweisen vertraut zu
machen.
Aus der Betriebswirtschaft sind verschiedene Verfahren und Vorgehensmodelle zur
Bewältigung eines raschen technologischen Wandels bekannt. Soweit ersichtlich, hat
bisher noch keines der schweizerischen Archive von diesen Möglichkeiten Gebrauch
gemacht. In Anbetracht des Umstandes, dass das Management von Information und
Wissen mehr und mehr zu einem Schlüsselfaktor für die Verwaltungen im Allgemeinen
und die Archive im Besonderen wird, erscheint es nützlich, über den Einbezug
solcher ergänzender Methoden vermehrt nachzudenken.
Seite 78 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002