Gesamtschweizerische Strategie zur dauerhaften Archivierung von ...

Gesamtschweizerische Strategie
zur dauerhaften Archivierung
von Unterlagen aus elektronischen Systemen
Schweizerische ArchivdirektorInnenkonferenz
4.4.5 Metadaten
Eine besondere Schwierigkeit ergibt sich aus dem Umstand, dass über Metadaten, die
zum Verständnis elektronischer Dokumente benötigt werden, bisher erst vereinzelt
ein weithin anerkannter Konsens besteht. Dies hängt damit zusammen, dass Anforderungskataloge
für unterschiedliche Unterlagenkategorien definiert werden müssen:
Während sogenannte „Fallakten“, die zu bestimmten, meist präzis umschriebenen
Fachaufgaben entstehen, die ganze Bandbreite administrativer Tätigkeiten abdecken,
stammen „Sachakten“ aus heterogenen Geschäftsvorgängen („ad hoc-Prozessen“),
die sich nur in ein verhältnismässig grobes Ablaufraster pressen lassen (und daher für
gängige Workflow-Tools meist nicht sehr geeignet sind). Ein solches Grobraster
kann allerdings die verallgemeinerte prozessorientierte Grundlage bilden, von der
aus sich die verschiedenen präziseren Sonderfälle ableiten lassen.
Damit ein Dokument zum Bestandteil einer Akte wird, muss es zu einem bestimmten
Zeitpunkt fixiert werden können, so dass eine nachträgliche Abänderung nur noch
unter sehr erschwerten Bedingungen bzw. in einem kontrollierten Rahmen möglich
ist. Zum Zeitpunkt des Fixierens (Einfrierens) sollen so viele Kontext-Informationen
wie möglich aggregierbar sein. Dies betrifft hauptsächlich Metadaten über beteiligte
Organe oder Personen und deren Rollen, zugrunde liegende Aufgaben, Zielsetzungen
oder Produktdefinitionen, auslösende und abschliessende sowie zur Ausführung gehörige
Aktivitäten oder Ereignisse, ferner äussere und innere Merkmale des Dokuments
selbst. Je transparenter und umfassender ein solches Geflecht von Informationen
strukturiert ist, umso mehr steigt seine Glaubwürdigkeit und Integrität.
Derartige Metadatenstrukturen müssen deshalb in den eingesetzten Systemen sinnvoll
und solid verankert sein.
Die in Kapitel 4.5.4 angeführten Beispiele weisen zahlreiche Konvergenzen auf. In
irgend einer Form sind fast überall die folgenden Komponenten vorhanden:
•= ein Aktenplan (der nach administrativen Aufgaben, Kompetenzen usw. oder auch
nur nach der Organisationsstruktur gegliedert sein kann)
•= ein auf konkrete Aufträge (Geschäfte, Projekte, Fälle usw.) bezogenes, „Dossier“,
„Akte“ oder sonstwie genanntes Kollektiv von Dokumenten (das einmalig durch
bestimmte besondere Metadaten gekennzeichnet werden, nebst den Dokumenten
beliebige weitere Geschäftsaufzeichnungen enthalten kann und einen prozessbezogenen
Zusammenhang zwischen verschiedenen Dokumenten herstellt)
•= ergänzende aufgezeichnete Geschäftsinformationen (Notizen, Pendenzen usw.)
•= unmittelbare Dokument-Metadaten (z. B. Dokument-Typ, Autor, SchreiberIn, Inhalt,
Erstellungsdatum, Dateiformat, Version, Beglaubigungsvermerke usw.)
•= beteiligte Geschäftspartner (in unterschiedlichen Rollen).
Diese Features entsprechen den gängigen internationalen Metadaten-Standards.
Seite 88 Kapitel 4: Momentaufnahme KLA CH/FL 2002