KS 2012-09-03 p 1-5.pdf - Burlövs kommun

72BURLÖVS KOMMUN 2011-11-21 KUF/2011:82 2 (3)Rapport intern kontroll 2011Anställningsförfarande med avseende på vakansprövning, annonsering,anställningsform och registerkontroll:Fritidsenheten har under 2011 anställt två personer, en badchef och enfältsekreterare. Båda tjänsterna har vakansprövats. Annonsering har sketti enlighet med personalavdelningens rekommendationer.Personalavdelningen har även varit behjälplig med anställningsform.Registerkontroll har utförts med avseende på fältsekreteraren.Kulturenheten har rekryterat till tre vakanta tjänster, två bibliotekarier ochen vikarie för föräldraledig kultursekreterare. Tjänsterna harvakansprövats och annonsering har skett i enlighet med kommunenspolicy.Förvaltningen anser att inköpsförfarandet har följt reglerna förkommunens inköp.Vid större inköp har upphandling skett via Kommunupphandling Syd ABoch efter deras upphörande andra motsvarande upphandlingsexperter.Övriga inköp har skett enligt delegationsbeslut som stödjer rätten tillinköp varav enhetschefer beslutar om direktupphandling (värde upp till 2basbelopp) och förvaltningschef om upphandling upp till 3 basbelopp.Fritidsenheten har under 2011 gjort tre upphandlingar; konstgräs,barnbassäng och tidtagningsanläggning till badet. I samtliga fall harexterna upphandlingsföretag anlitats för att säkerställa regelefterlevnad.Tidtagningsanläggning upphandlades med hjälp av KommunupphandlingSyd, konstgräset via Cowi AB och barnbassängen med hjälp avUpphandling Direkt.Inköp av medier upphandlades 2008 gemensamt med Lomma, Svedalaoch Staffanstorp för perioden 2009 – 2011 och genom utnyttjande avoptionsrätten är avtalen nu förlängda till 2012-12-31. Optionsrätten gerdärefter möjlighet till förlängning ytterligare ett år, om inte nyupphandling är klar innan dess.Möbler till Arlövs teater ska inköpas och i första hand kommer avrop frånkommunens ramavtal att göras. Eftersom beloppet överstiger 30 tkrkommer vi att tillämpa en andra konkurrensutsättning mellan deleverantörer som kommunen har ramavtal med.Mindre inköp har gjorts inom kulturchefens delegation.Fritidsenheten hanterar kontanter i fältgruppen och på badet.Fältgruppen har en handkassa på 2000kr och har också försäljning på debåda aktivitetsgårdarna. För kontantkassan ansvarar fältgruppensarbetsledare som redovisar till fritidschefen.För försäljningen på aktivitetsgårdarna ansvarar en i fältgruppen. Dekontanta pengarna förvaras i ett kassaskåp som endast den ansvarige harnyckel till. Redovisning sker en gång per vecka och ligger på mellan1000och 1500 kronor per vecka.