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Projektgruppe
Fuhrpark
Vgl. Tabelle Seite 215
212 DIETER RIEGEL
Die daraus resultierenden Interessenskonflikte erschweren häufig die bereits
benannten Punkte wie Kommunikation, Abstimmung und Zusammenarbeit.
Aufgabe des Fuhrparkmanagers ist es, die Interessen des Unternehmens
zu vertreten, nämlich die optimalen und günstigsten Lösungen für den Fuhrpark
zu entwickeln und einzusetzen.
Kommen wir nun zu den Funktionen des Fuhrparks. Auch hier gilt die Aussage:
Je weiter die Funktionen gestreut und verteilt sind, desto mehr Schnittstellen
gibt es in der Firma mit allen Risiken wie verlängerten Prozessketten,
Informationsverlusten und Qualitätseinbußen. Sicher macht es keinen Sinn,
alle Funktionen zusammenzuführen, ohne zunächst die Prozesse ausführlich
und intensiv betrachtet zu haben. Hierzu lässt sich eine Projektgruppe einberufen,
die unter Einbeziehung der beteiligten Einheiten alle Schnittstellen
und Funktionen untersucht und ein Zusammenführen zu einer Fuhrpark -
organisation bewirkt.
Die wichtigsten Einheiten, die in diese Projektgruppe einbezogen werden
müssen, sind die für den Fuhrpark Verantwortlichen, die funktionalen Einheiten
wie Personal, Finanzen, Steuer und Einkauf, die Abteilung Versicherung
und die Technik. Um die internen Kosten nach Möglichkeit auf ein
Minimum reduzieren zu können, sollte das unternehmenseigene Rechnungswesen
von Anfang an mit eingebunden werden. Fachliche Unterstützung
erhält die Projektgruppe hierbei durch die Facheinheiten, wie z. B.
Produktion oder Vertrieb, und einen »neutralen, unabhängigen« Moderator.
Eventuell lässt sich auch ein erfahrener, externer Berater einbinden. Die Projektgruppe
hat zunächst die Aufgabe, die internen Schnittstellen zu ermitteln
und festzulegen, welche Einheit zu welchem Zeitpunkt in den Prozess
eingebunden werden muss. Dies kann über eine Tabelle (»Ist-Prozessverlauf
erheben«) geschehen, mit deren Hilfe die Einheiten ihre jeweilige Beteiligung
an den unterschiedlichen Prozessschritten darstellen.
Im weiteren Verlauf der Untersuchung sollte die Projektgruppe die folgenden
Fragen klären:
• Wo wird die Kompetenz angesiedelt, die die verschiedenen Funktionen,
die damit verbundenen Aufgaben und unterschiedlichen Interessen koordiniert?
• Wie sieht die Organisation aus, die diese recht unterschiedlichen und
vielfältigen Interessen und Aufgaben im Sinne des Unternehmens sinnvoll
strukturiert?
• Wer koordiniert, formuliert und beschließt schließlich, welche Fahrzeuge
gekauft, geleast oder gemietet werden?