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PROZESSOPTIMIERUNG IN DER ZUSAMMENARBEIT MIT LIEFERANTEN
Verwaltungsstruktur Car Fleet Management – neu
First Level Support – Telefonhotline für Mitarbeiter
Case Manager 1 Case Manager 2 Case Manager 3
Leiter Sachbearbeitung Sachbearbeitung Sachbearbeitung
Kontaktpflege Schadenbearbeitung Sichten/Kontieren
von Rechnungen
Einkauf Versicherungen Kreditorenwesen
Vertragsverhandlungen Vertragsverhandlungen Buchen
Externe Partner
(Kfz-Lieferanten, Kfz-Händler, Leasing-
Partner, Mineralölgesellschaften)
Externe Partner
(Versicherer und Versicherungsmakler)
Ist-Zustand der Prozesse mit Kfz-Händlern
Die Sachbearbeitung der Abteilung CFM erfolgt auch nach dem Insourcing
regional strukturiert. Aber trotz der ersichtlichen Entlastung durch andere
Abteilungen des Unternehmens und der regionalen Begrenzung können die
Arbeitsgebiete von den jeweiligen Sachbearbeitern nur noch schwer überblickt
und zeitlich bewältigt werden.
Für eine erste Analyse stellte sich die Frage nach dem Grund des augenscheinlich
höheren Arbeitsaufkommens. Es wurden folgende Hauptursachen
identifiziert und nach ihrer Relevanz gewichtet:
• Die geplante Entlastung durch den First Level Support für die Beantwortung
von allgemeinen Fragen zum unternehmensinternen Dienst-
wagenmodell oder dem schon vorhandenen Dienstwagen hat sich nicht
ergeben. Die neuen Ansprechpartner wurden von den Dienstwagen -
nutzern nur sehr zögerlich akzeptiert. Daher hat sich das Anrufvolumen
in der Abteilung CFM nicht – wie erhofft – reduziert.
• Die Entwicklung des neuen IT-Tools (zur Verwaltung der Fahrzeuge) für
das CFM, das der Telefonhotline als Informationsbasis z. B. zum Bestelloder
Bearbeitungsstatus und den Mitarbeiterkonten dienen sollte, hat
sich zeitlich stark verzögert.
• Der Koordinationsaufwand mit externen Geschäftspartnern wurde bei
dem Insourcing-Projekt zunächst nicht als relevante Größe angesehen.
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Externe Dienstleister
(Mineralölgesellschaften, Werkstätten,
Leasinggesellschaften etc.)