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AUFBAU EINER PROZESSORIENTIERTEN FUHRPARKORGANISATION
• Wer entscheidet beim Kauf die Finanzierungsform oder beim Leasing,
ob Full-Service oder Finanzleasing gewählt wird, die Dauer, Laufleistung
usw. oder wann es geraten ist, ein Fahrzeug zu mieten?
• Wer zeichnet für den gesamten Verwaltungsprozess verantwortlich?
Funktionen und Aufgaben der beteiligten Einheiten
und deren unterschiedliche Interessen
Grundsätzlich können wir zwischen Einheiten, die ständig an den Prozessen
beteiligt werden müssen, und Einheiten, die nach Bedarf an Teilprozessen
beteiligt sind, unterscheiden.
Der Einkauf wird in alle Prozesse eingebunden, in denen es um die Beschaffung
geht. In einem Großunternehmen macht es auf jeden Fall Sinn, die Einkaufsfunktionen
in einer Abteilung zu bündeln. Dadurch lassen sich Vorteile
bei der Angebotseinholung und der Verhandlung gegenüber den Lieferanten
erreichen. Gleiches gilt natürlich bei der Beschaffung von Fahrzeugen. Hier
ist jedoch darauf zu achten, dass nicht allein der Kaufpreis oder die Leasingrate
als Messlatte anzusetzen sind, sondern der komplette Prozess im Fokus
stehen muss.
Da es die Hauptaufgabe des Einkaufs ist, ein Produkt möglichst günstig zu
beschaffen, tritt hier die Betrachtung des Gesamtprozesses leicht in den Hintergrund.
Neben günstigen Kauf- oder Leasingkosten sind weitere Punkte wie
die exakten Inhalte bei Full-Service-Leasing, Wartung und Reparatur, Regelungen
für Reifen, Rückgabekosten, eventuell Weitervermarktung, Verwaltungskosten,
Verbrauch, Tankkarten etc. zu berücksichtigen.
Die Technik übernimmt in der Regel mehrere Funktionen. Zum einen ist sie
zuständig für eine eventuell vorhandene unternehmenseigene Werkstatt und
je nach Verantwortungsbereich auch für die Auftragsvergabe bei Reparatur
oder Wartung. Ebenso obliegt ihr die fachliche Prüfung der Rechnungen.
Weiter gehören auch die Sonderausstattungen für Werkstattfahrzeuge und
deren Nutzung zum Aufgabenbereich der Abteilung für Technik. Ihr Interesse
liegt im Erhalt der Zuständigkeit und dem gezielten Einsatz eigener
Kräfte und Ressourcen (wie z. B. in einer eigenen Werkstatt).
Bei Vertrieb und Personal liegen die Interessen nahe beieinander. Gewöhnlich
arbeiten die Verantwortlichen der Personalabteilung in enger Abstimmung
mit den Vertriebsbeauftragten (und hoffentlich auch mit dem Fuhrparkleiter)
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Einkauf
Technik
Vertrieb und Personal