27 juni - De Drechtsteden

2.8 Communicatie
Externe communicatie
We letten er uitdrukkelijk op dat onze folders, beleidsnotities, brieven en website zijn opgesteld in
begrijpelijke en heldere taal. Wijzigingen in beleid of uitvoering die onze klanten aangaan, leggen
we tijdig en duidelijk uit, waarbij we vooraf de Cliëntenraad consulteren.
We maken gebruik van verschillende instrumenten. Zo brengen we periodiek een kwalitatief
hoogwaardige klantenkrant uit voor het onderdeel Werk en Inkomen en een afzonderlijke krant
voor de Wmo. Tevens zullen we periodiek een krant voor werkgevers in de Drechtsteden
uitbrengen. Dit met als doel om de contacten met het bedrijfsleven verder te versterken en
uitkeringsgerechtigden die een reïntegratietraject hebben doorlopen als potentiële werknemers
onder hun aandacht te brengen.
Informatie met betrekking tot al onze diensten is terug te vinden op onze website, waarbij het
mogelijk gemaakt wordt aanvraagformulieren via de website te downloaden. De mogelijkheden van
de website gaan we in de komende periode verder uitbreiden waarbij we ook het elektronisch
aanvragen van bepaalde diensten mogelijk maken.
Bij alle loketten zorgen we voor verzorgde folderrekken waar de klant informatie kan vergaren over
onze diensten. Klanten die een uitkering aanvragen krijgen bij het intakegesprek een uitgebreide
informatiemap waarin alle voor de klant relevante informatie is opgenomen. Naast het goed
informeren van de klanten die de weg naar onze dienst inmiddels hebben gevonden gaan we actief
op zoek naar ‘nieuwe’ klanten, vooral om het gebruik van minimaregelingen en bijzondere bijstand
te verhogen.
We voeren een actief persbeleid om onze diensten via de verschillende media onder de aandacht
brengen. Dit doen we tevens door op locatie in de zes gemeenten informatiebijeenkomsten te
verzorgen voor intermediairen of bijvoorbeeld in ouderencomplexen en op scholen.
Voor die situaties waarin de pers zich met vragen tot onze dienst wendt, is een persprotocol
vastgesteld, waarin is vastgelegd wie in welke gevallen als woordvoerder namens de dienst
optreedt.
Interne communicatie
Directie en management zorgen voor optimale en open communicatie met de medewerkers en
hebben een voorbeeldfunctie wanneer het gaat om gedrag, nakomen van afspraken, integriteit,
betrokkenheid en afleggen van verantwoording.
We zorgen verder voor een voor de medewerker aantrekkelijk intranet dat informeert over de
ontwikkelingen binnen de dienst.
Communicatie wordt deels ingekocht bij Stafdiensten Dordrecht en later bij het ServiceCentrum
Drechtsteden.
2.9 Administratieve organisatie
De administratieve organisatie beschrijft en bewaakt de werkprocessen en werkprocedures op
financieel gebied. Een belangrijke taak is het actualiseren en documenteren van de werkprocessen
en werkprocedures. Dat is ten eerste van belang omdat de accountant bij de controle op de
uitvoering van de Wwb, maar ook bij controle op de jaarrekening van de Sociale Dienst
Drechtsteden, een oordeel moet geven over de rechtmatigheid van de administratie en de
uitvoering van wetten en regels, waaronder verordeningen. Dit maakt het noodzakelijk na te gaan
of de werkprocessen en procedures erin voorzien dat de naleving van wet- en regelgeving voor
wat betreft de financiële rechtmatigheid gewaarborgd wordt.
Ten tweede zullen door de fusie van zes Sociale diensten interne processen wijzigen. Hierdoor is
actualisatie en aanpassing van procesbeschrijvingen nodig.
Ten derde is het van belang om vanwege de fusie goed inzicht te hebben in de werking van de
organisatie.
We zullen vooral in 2007 veel aandacht besteden aan de administratieve organisatie, omdat het
dan het eerste jaar is dat de nieuwe regionale Sociale Dienst operationeel is.
23