27 juni - De Drechtsteden

Discussienotitie Vergaderlast Drechtraad
Drechtraad steeds krachtiger bezwaren tegen het feit dat men 4 x per jaar ’s-middags verwacht
of uitgenodigd wordt voor het volgen van programmaonderdelen.
Dat wordt deels veroorzaakt door het feit dat dit concurreert met werkverplichtingen van die
Drechtraadleden en deels veroorzaakt door het feit dat men het gevoel heeft zaken gemist te
hebben die men had moeten weten of momenten gemist heeft om invloed uit te oefenen. De
programmaonderdelen van de middag worden steeds minder als vrijblijvend informatief ervaren.
Iets at natuurlijk te maken heeft met de snelheid waarmee de samenwerking zich ontwikkelt en
waarmee wordt doorgepakt in de op- en uitbouw ervan.
Overeenstemming zou ook moeten worden bereikt over de strikte randvoorwaarden waaraan
middagprogramma’s voorafgaand aan vergaderavonden van de Drechtraad zouden moeten
voldoen om acceptabel en vrijblijvend/facultatief genoeg te zijn.
Vergaderfrequentie
Een derde punt waarover overeenstemming zou moeten worden bereikt is de frequentie waarmee
de Drechtraad samenkomt om besluiten te nemen.
Op dit moment is dat – bewust gekozen – één keer per kwartaal (drie maanden). Bewust omdat
die periode precies voldoende tijd geeft voor:
1. ambtelijke en bestuurlijke voorbereidingen van (vervolg-)voorstellen die via het
Drechtstedenbestuur na sondering in portefeuillehoudersoverleggen naar de (volgende)
Drechtraad worden gestuurd;
2. lokale meningsvorming over stukken die door de Drechtraad van het Drechtstedenbestuur
zijn ontvangen als opmaat voor besluitvorming in (een) volgende
Drechtraadvergadering(en).
Intensivering van de frequentie van besluitvormende vergaderingen zal de druk doen toenemen
om niet in 3-maandelijkse cycli maar naar believen stukken voor besluitvorming voor te dragen.
Door actualiteiten ingegeven zal het Drechtstedenbestuur onder (ambtelijke) druk komen te staan
om voorstelllen in een hoger afhandeltempo aan de Drechtraad voor te leggen. Kortom het risico
bestaat dat de dwang tot strakke planning wordt ingewisseld voor het inspelen op actualiteiten
en op de waan van de dag. Dit zal niet alleen leiden tot verhoogde werkdruk voor de Drechtraad
maar ook tot het gevoel dat er minder tijd is voor lokale meningsvorming, reflectie en afweging.
De vraag is dan ook of er geen andere wegen zijn die er aan kunnen bijdragen dat dat wat snel
moet, snel kan zolang het zaken betreft die naar hun aard, inhoud en reikwijdte als hamerstukken
kunnen worden afgedaan. Met de hiervoor aangehaalde bewust gekozen frequentie is immers
nooit beoogd om voorstellen, die op basis van breed draagvlak afgehamerd kunnen worden,
(onnodig lang) op te houden tot het volgende kwartaal is aangebroken.
Informatiebehoefte
Een vierde punt waarover overeenstemming zou moeten worden bereikt is de wijze waarop
zoveel mogelijk van de ca.150 raadszetels in de onderscheiden gemeenten rechtstreeks
geïnformeerd kunnen zijn/worden over de regionale ontwikkelingen, actualiteiten en
gemeentegrens overschrijdende thema’s (zoals bijvoorbeeld ook Zuidvleugel etc).
Tot op heden was het streven om dat te accommoderen binnen de 4 conferentiedagen, maar na
het eerste experimentjaar is dat – noodgedwongen – losgelaten in verband met de toegenomen
informatiebehoefte bij raden (zie ISD en SCD) en consultatiewensen door
colleges/portefeuillehouders (idem+financiën).
De vraag is hier relevant of we er met elkaar niet voor zouden moeten zorgen dat al dit soort
informatieuitwisselingen op herkenbare door iedereen lang van tevoren gereserveerde dagen
plaatsvindt. Uitgangspunt in de Drechtstedensamenwerking zou moeten zijn dat er geen op ad
hoc basis geplande ontmoetingen zijn (met het afbreukrisico van afwezigheid van mensen).
Informatiebron
Een vijfde punt waarover (hernieuwde) overeenstemming zou moeten worden bereikt is de
benutting van de website van de Drechtraad als basis voor alle actuele en historische
(stukken)informatie.
Nu worden tal van andere media en informatiekanalen gebruikt en benut om raadsleden maar zo
actueel mogelijk op de hoogte te houden. Zie bijvoorbeeld de recente nieuwsbrieven voor het
stafdienstenpersoneel in alle gemeenten dat ook 1 op 1 en liefst rechtstreeks door
portefeuillehouders aan de raadsleden wordt toegezonden.
3/4