JAARVERSLAG 2010 RETAIL IS ONS VAK - Macintosh Retail Group

De onderneming
Raad van Bestuur en directies van de groepsmaatschappijen. Jaarlijks wordt door
de directies van de groepsmaatschappijen in een letter of representation aan de
Raad van Bestuur melding gemaakt van de mate van toepassing en effectiviteit van
deze systemen. Het geheel van organisatie en werkzaamheden inzake risicobeheersing
en specifieke risico aandachtspunten wordt door de Raad van Bestuur
in het bijzijn van de Concerndienst AO&IA besproken met de externe accountant en
de Audit Commissie of voltallige Raad van Commissarissen.
De uitgangspunten voor de risicobeheersings- en controlemaatregelen worden
centraal bepaald. Macintosh Retail Group heeft deze uitgangspunten vastgelegd in
randvoorwaarden, richtlijnen en procedures teneinde te waarborgen dat binnen het
concern op eenduidige wijze wordt omgegaan met zaken van materiële aard. De
belangrijkste documenten daarbij worden onder meer gevormd door:
• Code of Conduct met de waarden en principes waarmee rekening moet worden
gehouden bij de bedrijfsvoering, van toepassing op Macintosh Retail Group, al
haar dochterondernemingen en alle medewerkers in binnen- en buitenland (zie
hoofdstuk maatschappelijk verantwoord ondernemen).
• Reglementen voor Raad van Commissarissen en Raad van Bestuur waarin taakverdeling,
werkwijze en procedureregels voor deze bestuursorganen zijn vastgelegd.
• Management Handboek waarin de uitgangspunten uit de Code of Conduct zijn
uitgewerkt naar directie-instructies en voorschriften, richtlijnen en bevoegdheden
voor directie en management van groepsmaatschappijen, onder meer met
betrekking tot financiële, economische, juridische, sociale, personele, publicitaire
en duurzaamheidsaspecten.
• Handboeken zoals bijvoorbeeld het Group Planning and Economics Manual en
het Group Accounting Manual met voorschriften over periodieke financiële en
strategische rapportages en het Verzekeringsmanual.
• Macintosh in Control lijst, waarin randvoorwaarden en richtlijnen met betrekking
tot de inrichting van de administratieve organisatie, en continuïteitaspecten zijn
opgenomen.
• Klokkenluiderregeling die erin voorziet dat medewerkers de mogelijkheid hebben
te rapporteren over vermeende onregelmatigheden zonder gevaar voor hun
rechtspositie.
Teneinde te bewerkstelligen dat informatie over risico’s en financieel / strategisch
relevante onderwerpen vanuit de groepsmaatschappijen terecht komt bij de Raad
van Bestuur en concerndiensten, daarover rekening en verantwoording wordt afgelegd
en waar nodig acties kunnen worden genomen, hanteert Macintosh Retail
Group een aantal methodieken:
• Wekelijkse rapportering inzake omzet, bruto marge, voorraden en bankstanden.
• Periodieke (maand, kwartaal, jaar) rapportering inzake resultatenrekening,
balans en toelichtingen.
• Concernbreed toegepast stuurinformatiesysteem SMART met commerciële,
financiële en operationele prestatie-indicatoren met betrekking tot groepsmaatschappijen
en de mogelijkheid om op basis daarvan onderlinge prestaties te
vergelijken.
78
Macintosh Retail Group Jaarverslag 2010