Consulter le rapport annuel 2003 - Unibail-Rodamco

de procédures de portée générale ou spécifiques à chaque métier ainsi que d'instructions et consignes moins formelles mais faisant partie intégrante
du dispositif de contrôle interne.
Les principaux risques couverts par ce dispositif sont :
L'autorisation des opérations de développement
Les projets d'acquisition d'actifs sont systématiquement présentés au sein du comité de revue des affaires du pôle concerné. Composé du Président
Directeur Général, du Directeur Général Délégué, du Directeur Général du pôle et de ses équipes d'investissements, ce comité décide de l'opportunité de
ces opérations et de leur analyse et nomme un responsable de projet.
L'analyse juridique, financière, technique et commerciale des opérations est ensuite présentée à un comité ad-hoc dans la même composition. Ce comité
valide la stratégie de valorisation, les hypothèses retenues et le prix qui sera éventuellement proposé sous réserve d'un audit plus approfondi (data room) et
de la décision du Comité Exécutif. Des modèles financiers (Discounted cash flow, analyse de comparatifs,..) ont été développés et servent de base aux
travaux de ce comité.
Lors de la revue budgétaire annuelle avec les pôles, les cessions d'actifs à maturité sont planifiées. Ces opérations sont ensuite préparées puis analysées
dans le cadre du même comité que ci-dessus qui valide les hypothèses ayant conduit à la détermination du prix de cession.
En terme de valorisation des actifs, Unibail procède 2 fois par an à leur évaluation par des experts externes, ce qui permet d'apprécier leur valeur de
marché mais également de vérifier et de valider les hypothèses internes de cession ou de location des actifs.
Les équipes participant à l’analyse et à la conduite de ces opérations ont pour la plupart une expérience de « fusions & acquisitions » acquise auprès de
banques d’affaires, de cabinets d’avocats ou d’autres institutions spécialisées dans le secteur d’activité. Le Groupe a pour pratique courante de se faire
assister d’experts externes (avocats, fiscalistes, auditeurs, conseils,..) autant que de besoin.
Conformément au Règlement Intérieur du Comité Exécutif, la décision finale pour toutes les opérations d’un montant supérieur à 20 millions d’euros ainsi
que les opérations de moins de 20 millions d'euros non prévues au budget, revient au Comité Exécutif, sachant que les opérations d'acquisition, de cession
ou d'investissement pour un montant supérieur à 300 millions d'euros, et s'inscrivant dans le cadre de la stratégie, doivent être préalablement autorisées par
le Conseil d'Administration d'Unibail.
De même, les opérations d'un montant supérieur à 25 millions d'euros, et sortant du cadre de la stratégie arrêtée par le Conseil d’Administration, doivent
être préalablement autorisées par celui-ci.
Les risques liés à la maîtrise des projets de construction/rénovation des actifs
En matière de construction et de rénovation, la sélection des entreprises se fait par appel d'offres sur la base d'un cahier des charges. Le choix des
entreprises est réalisé après une ouverture collégiale de plis et une analyse comparative des offres documentée, tout écart au budget faisant l'objet d'une
explication.
Par ailleurs, Unibail a en son sein des experts de la construction intervenant en maîtrise d’ouvrage déléguée et dont les missions essentielles sont de
s’assurer que :
les ouvrages construits par les maîtres d’œuvre sont conformes aux spécifications de la conception,
les coûts de construction ou de rénovation restent maîtrisés et conformes aux budgets initialement élaborés,
la charte de qualité environnementale d’Unibail (cf. chapitre "Développement durable" du rapport annuel) ainsi que les réglementations s’imposant
au propriétaire sont respectées.
Ces experts internes rendent compte à la maîtrise d'ouvrage (la Direction Générale de pôle et ses équipes d'investissements).
L’avancement des travaux, le suivi budgétaire et le taux de rendement de l’opération sont revus trimestriellement en comité stratégique de pôle. Ce comité
est composé du Président Directeur Général, du Directeur Général Délégué, du Directeur Général Adjoint, du Directeur du Contrôle de Gestion, du
Directeur des Comptabilités ainsi que du Directeur Général du Pôle concerné et de son équipe de direction. Au-delà du dossier du comité, un relevé de
décisions est systématiquement formalisé à l’issue de chacun des comités.
Les risques liés à la protection des actifs
Au-delà de la couverture assurance des actifs (analysée dans le chapitre "Facteurs de Risques et Assurances"), la Société fait procéder régulièrement à la
vérification de la conformité des installations techniques pouvant avoir des conséquences sur l'environnement ou la sécurité des personnes (équipements
de lutte contre les incendies, ventilation, production d'air conditionné, installations électriques, ascenseurs, …). Cette vérification est réalisée par des
bureaux de contrôle indépendants. Les commentaires hiérarchisés dans les rapports des bureaux de contrôle sont pris en compte par les équipes techniques
des sites et leurs prestataires.
En matière de risques sanitaires, le Groupe a généralisé les carnets hygiène et environnement sur les principaux actifs de son patrimoine. Ce carnet
centralise toutes les informations relatives à la gestion des risques (eau, air, plomb, amiante, légionella).
Il comprend un volet documentaire (description des réseaux, textes réglementaires, recensement des points particuliers) et un suivi formalisé des risques
comprenant le plan de surveillance des points critiques, l’examen des qualifications des personnels du prestataire, les actions correctives en cas
d’anomalies, le suivi de la réalisation des gammes de maintenance préventive. S'agissant du risque amiante, la même méthodologie est appliquée, ce qui a
facilité la constitution du dossier technique amiante (DTA) obligatoire sur certains actifs depuis fin 2003.
Dans les établissements recevant du public ou dans les immeubles de grande hauteur, l'organisation de la sécurité des personnes et des biens est assurée
par un Responsable Unique de Sécurité ou un Mandataire Sécurité.
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