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Método Tronco Comum - Book - V2.5

ATORES • Líder do

ATORES • Líder do projeto • Governança do Hospital • Equipe expandida FERRAMENTAS • Apresentação Padrão para Governança • Termo de Abertura do Projeto (TAP) RESULTADOS • Expectativas alinhadas • Equipe mobilizada INTRODUÇÃO À ETAPA A etapa “Agenda” é o início da transformação do processo. Ela consiste no planejamento do projeto e na realização dos alinhamentos fundamentais para o sucesso das próximas etapas. A etapa ganha seu nome das reuniões onde o projeto de transformação será apresentado à governança e à equipe expandida. ATIVIDADES Elaborar proposta de projeto Alinhar e validar com a Governança Mobilizar a Equipe Expandida A primeira atividade da etapa “agenda” é a de planejamento, onde será definido o escopo do projeto, a equipe e os ganhos esperados. É necessário estudar os materiais de referência disponíveis à fim de definir e nivelar os envolvidos sobre o escopo do mesmo, abrangendo informações como: principais regulamentações e normas, suas principais atividades, interfaces de entrada e saída, sistemas envolvidos, indicadores, insumos, produtos e escopo. Antes de qualquer intervenção, é fundamental entender as frustrações e tentativas anteriores de se melhorar a realidade do processo. Levando essas definições para a Governança e a Equipe Expandida, busca-se um ambiente colaborativo e fértil para que as intervenções necessárias sejam feitas causando o menor atrito e incômodo possível. O objetivo desse encontro é adquirir o aval da governança para mobilizar a equipe e realizar tais mudanças. 40

OBJETIVO A atividade “Elaborar Proposta do Projeto”, tem como objetivo definir o que exatamente será trabalhado, ou seja, qual o alcance do projeto. Esse conceito é conhecido como escopo do projeto. Além disso, precisam ser definidos os participantes, o cronograma e os ganhos esperados. PASSO A PASSO Estudo dos materiais de referência Alinhamento da equipe Primeiras reuniões do projeto Estudar a documentação existente. Existe alguma referência (fichas de processo, processos mapeados, procedimentos operacionais, cadernos de processos e práticas, etc)? Conversar previamente com a equipe desejada. Todos tem disponibilidade e interesse? Nesse momento, a equipe inicial se formaliza como a equipe do projeto; PARTICIPANTES • Líder do projeto • Equipe inicial • Equipe do projeto FERRAMENTAS • Termo de Abertura do Projeto (TAP) DICAS • É interessante que os funcionários convidados à participar do projeto sejam funcionários proativos Marcar uma ou mais reuniões com a equipe para as definições necessárias. O Termo de Abertura do Projeto deve ser preenchido e ajudará à guiar a discussão. 41

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