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Método Tronco Comum - Book - V2.5

ATORES • Dono do

ATORES • Dono do Processo • Equipe da Gestão do Dia a Dia FERRAMENTAS • Ficha de Ativação do Dia a Dia • Ficha de Indicadores • Fichas de processos RESULTADOS • Equipe, Escopo e Indicadores definidos INTRODUÇÃO À ETAPA A etapa “Ativar Gestão do Dia a Dia” é a etapa divisora de águas entre a Transformação do Processo e a Gestão do Dia a Dia. Nesta etapa, deverão ser pactuadas as regras do jogo para os ciclos de monitoramento e melhoria. ATIVIDADES Estabelecer escopo de atuação Definir atores e ritos de gestão Definir indicadores e metas para controle A primeira etapa do Método de Gestão do Dia a Dia, é, assim como no Método e Transformação de Processos, uma etapa de planejamento. Nessa etapa iremos definir o que coloquialmente chamamos de “regras do jogo”, ou seja os termos necessários para que o Método de Gestão do Dia a Dia seja executado com sucesso. Definiremos a equipe e a figura responsável pela Gestão do Dia a Dia, o escopo de atuação, firmaremos os indicadores levantados e as metas que devemos seguir. Deve-se ressaltar que a Gestão do Dia a Dia é sugerida para o acompanhamento dos processo após o projeto de transformação, mas nem todos os processos devem ser contemplados no esforço. A Gestão do Dia a Dia é uma abordagem pode consumir tempo e esforço consideráveis. Assim, os processos que frequentemente são geridos desta maneira são processos de alto impacto e alta complexidade. 74

OBJETIVO A atividade “Estabelecer Escopo de Atuação”, tem como objetivo delimitar o escopo do processo que será gerenciado. É importante definir a lógica de gestão que será aplicada ao processo. PASSO A PASSO Apresentação da ferramenta Discussão do escopo Definição do escopo Na primeira reunião, marcada na etapa de Encerrar Projeto e Ativar Gestão do Dia a Dia, o líder do projeto deve apresentar a ficha de ativação e explicar os campos nela presentes; Em conjunto com a equipe, deve-se discutir sobre as duas visões de escopo de atuação, pensando nos prós e contras para cada processo que será trabalhado, com base na sua formalização e complexidade; Com base na maturidade do processo e o nível de formalização que ele possui (o processo possui uma clara definição de escopo? Possui um fluxo mapeado?), deve-se definir um escopo de atuação, que será formalizado na Ficha de Ativação do Dia a Dia. PARTICIPANTES • Líder do projeto • Equipe do projeto FERRAMENTAS • Ficha de Ativação da Gestão do Dia a Dia • Fichas de Processos DICAS • Não são todos os processos que devem ser geridos pelo Método de Gestão do Dia a Dia! Normalmente, os processos trabalhados são processos com alto impacto e alta complexidade. • A Gestão da Rotina de processos pode, e em muitos casos deve, ocorrer no nível funcional e processual! 75

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