Zeitschrift für Archivwesen - Archive in Nordrhein-Westfalen

402
WIEDERAUFBAU
ARCHIVAR 62. Jahrgang Heft 04 November 2009
ARCHIVTHEORIE
UND PRAXIS
Die Folgen des Einsturzes stellen das Historische Archiv vor –
nach Art und Umfang – so umfassende Aufgaben, dass ihnen
nicht im Rahmen der üblichen Aufbauorganisation begegnet
werden kann:
• Wiederzusammenführung der Bestände,
• ihre Restaurierung sowie
• Wiederbenutzbarmachung (zunächst über Schutz- und
Sicherungsmedien sowie ggf. deren Massendigitalisierung)
• und nicht zuletzt der notwendige Neubau
sind zusammen mit einer Reihe von begleitenden Aufgaben als
Einsturzfolge wie etwa
• der Koordination auswärtiger Hilfsangebote,
• der Betreuung der beunruhigten Nachlassgeber und
Depositare,
• der Weiterentwicklung der Archiv-Software und
• der Neuausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit
zu den vorherigen Tätigkeiten hinzugekommen. Die klassischen
Tätigkeiten, also v. a. Übernahme und Bewertung, Erschließung
und Benutzung sowohl der neu hinzukommenden Bestände
(auch elektronischer Unterlagen) als auch der nach und nach
wieder zugänglich zu machenden geborgenen Archivalien, können
und sollen nicht eingestellt werden. Denn es handelt sich
teils um gesetzliche Pflichtaufgaben, teils um Selbstverständlichkeiten.
Insbesondere die rasche Wiederbenutzbarmachung
möglichst vieler Archivalien ergibt sich schon als Verpflichtung
aus dem Einsatz der zahlreichen Freiwilligen, die die Bergung
unterstützt haben und schnelle Ergebnisse erwarten.
Um auf diese neue Aufgabenvielfalt reagieren zu können, wurden
die direkt mit den Einsturzfolgen zusammenhängenden Arbeiten
in eine Projektstruktur überführt, die neben der bisherigen, die
laufenden Geschäfte wahrnehmenden Linienorganisation steht.
Beide Bereiche stehen als große, jeweils verschiedene Projektgruppen
oder Fachabteilungen umfassende Organisationseinheiten unter
eigener Leitung. Die Archivleitung, der überdies eine wesentlich
verstärkte Verwaltungsabteilung zugeordnet wird, erhält so zwei
Stellvertretungen für Projekt und Linie, die sie von manchen
Tagesgeschäften entlasten. Da sich sowohl bei den Fachaufgaben
als auch bei Verwaltung, Haushalt und Personal eine bisher nicht
gekannte Vielfalt und Komplexität ergeben hat, ist so die Voraussetzung
für eine sinnvolle Aufgabenteilung geschaffen worden.
Unterstützung und Begleitung des Wiederaufbauprozesses
kommt auch von einem Unternehmensberater sowie von einem
Fachbeirat, der Anfang September durch den Oberbürgermeister
der Stadt Köln konstituiert wurde. Hier sind Experten aus dem
Archivwesen, der Restaurierungswissenschaft, von Universitäten
und der Deutschen Forschungsgemeinschaft unter Leitung des
Präsidenten des Landesarchivs NRW versammelt, um die Konzepte
des Historischen Archivs zu begutachten, zu diskutieren
und so dazu beizutragen, dass der vielfältig auf auswärtige
Unterstützung und Kooperation angewiesene Wiederaufbauprozess
im Konsens mit der Fachwelt beschritten wird.
Die Planung ist auf diese Weise angelaufen, jedoch noch keineswegs
abgeschlossen. Die bevorstehenden komplexen und beispiellosen
Aufgaben wollen gut bedacht sein. Gleichwohl soll der
ohnehin auf Jahrzehnte angelegte Wiederaufbauprozess so rasch
wie möglich anlaufen, nicht zuletzt um Erfahrungen zu sammeln,
die dann wiederum in die Verbesserung der Konzepte und
der Verfahrensweisen einfließen können.
Zunächst wird damit begonnen, die in den Asylarchiven eingelagerten
Archivalien zu erfassen. Das Archivgut liegt derzeit in
Bergungseinheiten vor, die mit früheren Archivalieneinheiten
identisch sein können, aber nicht müssen. Die Bergungseinheiten
werden in einer eigens erstellten Datenbank erfasst sowie per
Barcode identifizierbar und auf diese Weise über eine Notsignatur
wieder auffindbar gemacht. Dabei wird sowohl der Versuch
unternommen, so viel wie möglich direkt dem richtigen Bestand
oder der früheren Signatur zuzuordnen. Mit Förderung der
Deutschen Forschungsgemeinschaft wurde zur Unterstützung
dieser Aufgabe die Retrokonversion sämtlicher, auch vorläufiger
Findmittel, eingeleitet. Gleichzeitig mit der Zuordnung wird auch
ein Schadenskataster nach vorgegebenen Kategorien erstellt. Sind
Provenienz oder Bestand nicht unmittelbar zu ermitteln, wird die
Bergungseinheit virtuell derjenigen Fachabteilung zugeordnet, in
deren Kompetenz die späteren genauen Recherchen liegen. Durch
die digitale Aufnahme von nicht eindeutig zu identifizierenden
Archivalien und deren Speicherung direkt in der Datenbank
können diese Zweifelsfälle auch ohne erneuten Zugriff auf die
Originale geklärt werden. Auf diese Weise können später die
Fachleute – angestrebt ist hier mittelfristig die Einbeziehung
auswärtiger Experten durch Web 2.0-Funktionalitäten – direkt
auf die Problemfälle angesetzt werden, während in der ersten
Erfassungsphase unterschiedslos Archivarinnen und Archivare,
gegebenenfalls unterstützt durch freiwillige Helferinnen und
Helfer, eingesetzt werden können, ohne dass diese mit Spezialfragen
belastet werden.
Sobald diese dezentrale Bergungserfassung eine gewisse kritische
Masse erreicht hat, kann sowohl mit der zunächst virtuellen,
später auch der physischen Zusammenführung der Bestände
begonnen werden. Darüber hinaus wird so die Grundlage für ein
systematisches Restaurierungsmanagement geschaffen. Angesichts
der gewaltigen Aufgaben ist hier streng zu priorisieren.
Neben technischen und finanziellen Sachzwängen und Fragen
sind auch Interessen der verschiedenen Benutzergruppen zu
berücksichtigen. Zudem ist zu entscheiden, welchen Teil der
notwendigen Arbeiten wo und durch wen durchgeführt werden
sollen. Angesichts der Mengen liegt es auf der Hand, dass ein
Drei-Säulen-Modell mit Bearbeitung im Haus, Vergabe an gewerbliche
Restaurierungsbetriebe und Kooperation mit den
Restaurierungseinrichtungen in öffentlicher Trägerschaft zur
Anwendung kommen muss. Umfang und genaue Ausgestaltung
der Anteile für jede dieser drei Säulen müssen noch genauer
abgestimmt werden. Sie werden allerdings immer wieder im
Lichte der tatsächlichen – nicht zuletzt finanziellen – Rahmenbedingungen
neu zu bestimmen sein. Ziel muss es auch sein, im
Sinne einer Priorisierung Bestände möglichst vollständig oder in
möglichst großen Partien geschlossen in die Restaurierung zu
geben. Das ist nicht nur wirtschaftlicher, es stellt auch die schnellere
Benutzbarkeit wichtiger Bestände im Hinblick auf Benutzerinteressen
sicher. Wenn nämlich die Kartons mit Bergungsgut
einfach ihrer Lagerreihenfolge nach abgearbeitet würden, würde
erst in Jahrzehnten mit der Verfügbarkeit geschlossener Bestände
zu rechnen sein. Benutzungsvorhaben wären also vom Zufall der
Lagerreihenfolge abhängig. Deswegen könnten viele Fragestellungen
der Benutzer nicht bearbeitet werden, weil einzelne Akten aus
größeren Beständen in den meisten Fällen keine sinnvolle Arbeit
ermöglichen. Darüber hinaus sind vielfach einzelne Archivalieneinheiten
verstreut, und zwar durchaus auch über verschiedene
Asylarchive. Ein Vorgehen nach Lagerort könnte daher bedeuten,