und Prozessmanagement in kollaborativen Arbeitsumgebungen

Konzept für Qualitäts- und Prozessmanagement in kollaborativen Arbeitsumgebungen 26
Management. Die letzten beiden Kapitel beschreiben das Dokumentenmanagement und
Berechtigungsmanagement (Kapitel 3.2.5 und Kapitel 3.2.6).
3.2.1 Effiziente Kommunikation in einem Projekt oder einem Team
Um das Ziel effizienter Projekt- und Teamorganisation in einer kollaborativen
Arbeitsumgebung zu erreichen, muss die Kommunikation möglichst effektiv gestaltet
sein. Wie in den thematischen Grundlagen beschrieben, spielt die Kommunikation eine
wichtige Rolle, um eine kollaborative Arbeitsumgebung zu unterstützen. Effiziente
Kommunikation ermöglicht es, sowohl intern als auch extern, Prozesse zu optimieren,
Abläufe zu verbessern und den Aufwand zu reduzieren. Die Basis jeglicher
Zusammenarbeit ist die Kommunikation.
An erster Stelle werden die Qualitätsmerkmale beschrieben, die im Zusammenhang mit
effizienter Kommunikation berücksichtigt werden müssen. Anschließend werden einige
Techniken daraufhin untersucht, inwiefern sie für kollaborative Arbeitsumgebungen
eingesetzt werden können.
Qualität bei der Zusammenarbeit bedeutet eine schnelle, sichere und vielseitige
Kommunikation. Der interne Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern soll gefördert
werden, so dass bestimmte Fragen und Informationen durch den Austausch von Wissen
zwischen den Teammitgliedern geklärt werden können. So kann die Produktivität in
einem Team gesteigert werden. Außerdem verringern sich die Kosten für die
Kommunikation im Vergleich mit der papierbasierten Form.
Es gibt eine Vielzahl von anwendungsunterstützten Kommunikationsformen. An dieser
Stelle werden geeignete Kommunikationstechniken wie E-Mail, Chat und Instant
Messaging aufgegriffen und erläutert.
• E-Mail
E-Mail ist ein asynchrones Kommunikationswerkzeug, das für den
elektronischen Versand von Mitteilungen in Form von Briefen, Memos und
anderen Texten eingesetzt werden kann. E-Mails können durch Anhänge
erweitert werden.
E-Mail ist eine sichere und vielseitige Kommunikationsform. Die Sicherheit
wird durch Verschlüsselungsmechanismen gewährleistet, die eingesetzt werden
können. Die Vielseitigkeit entsteht dadurch, dass neben reinem Text auch