und Prozessmanagement in kollaborativen Arbeitsumgebungen
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Konzept für Qualitäts- <strong>und</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>kollaborativen</strong> <strong>Arbeitsumgebungen</strong> 32<br />
zum Öffnen e<strong>in</strong>es Dokumentes vermieden, wenn z. B. nur e<strong>in</strong>e kurze Übersicht<br />
gewünscht wird.<br />
• Workflow-Management-System<br />
E<strong>in</strong> Workflow unterstützt Prozesszuständigkeiten, Term<strong>in</strong>ierung,<br />
Vertreterregelung <strong>und</strong> andere Sonderbehandlungen. Es s<strong>in</strong>d auch Aufgaben mit<br />
speziellen Abläufen denkbar, die mithilfe e<strong>in</strong>es Workflows e<strong>in</strong>gestellt werden<br />
können.<br />
3.2.3 Term<strong>in</strong>planung<br />
Die Term<strong>in</strong>planung unterstützt Mitarbeiter <strong>in</strong> <strong>kollaborativen</strong> <strong>Arbeitsumgebungen</strong> bei<br />
der E<strong>in</strong>haltung von Verabredungen <strong>und</strong> Fristen. Sie dient nicht nur der Planung von<br />
kurzen Zeiträumen, sondern ermöglicht die Darstellung des gesamten zeitlichen Ablaufs<br />
e<strong>in</strong>es Prozesses, unabhängig von dessen Dauer. Mit e<strong>in</strong>er konsequenten Term<strong>in</strong>planung<br />
kann die Effizienz bei der Prozessdurchführung <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er <strong>kollaborativen</strong><br />
Arbeitsumgebung vergrößert werden.<br />
Bei der Term<strong>in</strong>planung s<strong>in</strong>d verschiedene Anforderungen zu beachten, um e<strong>in</strong>e hohe<br />
Qualität zu gewährleisten. So muss ständig überprüft werden, ob der aktuelle<br />
Ist-Zustand mit der Term<strong>in</strong>planung übere<strong>in</strong>stimmt. Sollte dies nicht der Fall se<strong>in</strong>, so<br />
müssen geeignete Maßnahmen getroffen werden, um den Fehler zu korrigieren.<br />
Außerdem müssen die Leiter der Prozesse benachrichtigt werden, die qualifizierte<br />
Mitarbeiter mit der Korrektur beauftragen können.<br />
Des Weiteren müssen abhängig von der Term<strong>in</strong>planung die Mitarbeiter rechtzeitig über<br />
ihre Aufgaben benachrichtigt werden. So können sie ihre Aufgaben planen <strong>und</strong><br />
fristgerecht durchführen. Die Benachrichtigung über bestimmte Ereignisse sollte nicht<br />
explixit vom Benutzer angefordert werden, sondern automatisch vom System an die<br />
Mitarbeiter gesendet werden. Diese Benachrichtigung kann z. B. per E-Mail versendet<br />
werden.<br />
Die Term<strong>in</strong>planung kann unter anderem durch effiziente Kommunikation <strong>und</strong> e<strong>in</strong>e<br />
Kalenderfunktion unterstützt werden.<br />
3.2.4 Workflow-Management<br />
Innerhalb jedes Unternehmens existiert e<strong>in</strong>e Vielzahl von Prozessen, die abgearbeitet<br />
werden müssen. Die Benutzer werden bei der Durchführung der Prozesse durch
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