und Prozessmanagement in kollaborativen Arbeitsumgebungen
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Konzept für Qualitäts- <strong>und</strong> <strong>Prozessmanagement</strong> <strong>in</strong> <strong>kollaborativen</strong> <strong>Arbeitsumgebungen</strong> 35<br />
Um Medienbrüche zu vermeiden wird auf papierbasierte Vorgansbearbeitung<br />
verzichtet. Es sollen nur noch elektronische Dokumente bearbeitet werden. Darüber<br />
h<strong>in</strong>aus sollen Systembrüche vermieden werden, um den Datentransfer zwischen<br />
unterschiedlichen Anwendungssystemen zu garantieren.<br />
Qualität muss aus diesem Gr<strong>und</strong> über die gesamte Laufzeit des Prozesses überprüft<br />
werden. Dazu zählen unter anderem alle möglichen Ausnahmefälle, die bearbeitet<br />
werden müssen. Des Weiteren unterstützt das Workflow-System den parallelen Ablauf<br />
verschiedener Teilprozesse.<br />
3.2.5 Dokumentenmanagement<br />
Dokumentenmanagement be<strong>in</strong>haltet die Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung <strong>und</strong><br />
Speicherung von Dokumenten unter Sicherstellung von Genauigkeit, Performance,<br />
Sicherheit <strong>und</strong> Zuverlässigkeit, unabhängig davon, wo <strong>und</strong> <strong>in</strong> welchem Format die<br />
Dokumente gespeichert s<strong>in</strong>d.<br />
E<strong>in</strong> Dokument kann aus e<strong>in</strong>em oder mehreren E<strong>in</strong>zelobjekten bestehen. Dokumente aus<br />
e<strong>in</strong>em E<strong>in</strong>zelobjekt können z. B. e<strong>in</strong> Bild oder e<strong>in</strong> Datensatz se<strong>in</strong>. Mehrere<br />
E<strong>in</strong>zelobjekte können beispielsweise mehrere Bilder, e<strong>in</strong>e Datei mit <strong>in</strong>tegrierten<br />
Bildern, Texten <strong>und</strong> Tabellen se<strong>in</strong> oder gemischte Inhalte aus mehreren Quellen<br />
be<strong>in</strong>halten. Im Dokumenten-Management-System werden die Dokumente organisiert,<br />
bereitgestellt <strong>und</strong> archiviert. Unter anderem werden im Dokumenten-Management-<br />
System veränderliche dynamische Informationen flexibel gehandhabt.<br />
Im Folgenden werden Qualitätsmerkmale <strong>und</strong> Anforderungen des<br />
Dokumentenmanagements vorgestellt <strong>und</strong> erläutert.<br />
In e<strong>in</strong>er <strong>kollaborativen</strong> Arbeitsumgebung werden viele Daten <strong>und</strong> Dokumente täglich<br />
verarbeitet, gespeichert <strong>und</strong> verändert. Um Red<strong>und</strong>anz zu verh<strong>in</strong>dern, werden die<br />
Dokumente zentral auf e<strong>in</strong>em Server gehalten. Dadurch verr<strong>in</strong>gern sich die<br />
Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen würden.<br />
Viele Dokumente s<strong>in</strong>d meistens für unterschiedliche Benutzer zugänglich. Durch die<br />
parallele Zusammenarbeit kommt es vor, dass bei geänderten Dokumenten nicht klar<br />
ersichtlich ist, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Um e<strong>in</strong>e M<strong>in</strong>destsicherheit<br />
zu gewährleisten, muss Dokumentenechtheit vorliegen. Diese kann mithilfe von<br />
Zugriffberechtigungskonzepten gewährleistet werden. E<strong>in</strong>e funktionierende
Change language