Geschäftsanweisung Bau des Landes Hessen

J FÜHRUNG DER BÜCHER, RECHNUNGSLEGUNG
1. Allgemeine Vorschriften
GABau Hessen
1.1 Die Rechnungslegung erfolgt entsprechend der Landeshaushaltsordnung (LHO) sowie
den dazu ergangenen Vorläufigen Verwaltungsvorschriften (VV-LHO).
2. Rechnungsmäßiger Nachweis
2.1 Für den rechnungsmäßigen Nachweis stehen die Berichte und Auswertungen aus dem
eingeführten IT-System zur Verfügung.
2.2 Für jede Baumaßnahme ist ein separates Projekt anzulegen.
In der Bauunterhaltung können einzelne Baumaßnahmen in einem Projekt
zusammengefasst werden.
Bereits mit Projektbeginn wird in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
(Empfängerbuchungskreis) zur Vorbereitung der Anlagenbuchhaltung festgelegt, ob es
sich um einen Neubau, eine Bauunterhaltungsmaßnahme oder um eine Mischform
handelt. Bei Neubaumaßnahmen und den Mischformen werden die Anlagengüter und
die dazugehörigen Anlagenklassen definiert und auf dem entsprechenden
Kontierungsblatt festgelegt.
2.3 Bei allen Baumaßnahmen, die sich über einen längeren Zeitraum als ein Haushaltsjahr
erstrecken, muss die Inanspruchnahme der erteilten Verpflichtungsermächtigungen (§
38 LHO) dargestellt werden. Im System sind hierzu jahresbezogen Budgetfreigaben zu
verwalten und bei allen Mittelbindungen jahresbezogene Fälligkeiten zu hinterlegen.
2.4 Das Anlegen von Projektstrukturen hat grundsätzlich so differenziert zu erfolgen, dass
eine wirksame Kostenkontrolle gewährleistet ist.
3. Führung der Bücher
Die Bewirtschaftung des Bauhaushalts erfolgt nach den Grundsätzen der
kaufmännischen Buchführung in sinngemäßer Anwendung der Vorschriften des
Handelsgesetzbuches (HGB).
4. Behandlung der Rechnungsbelege
4.1 Die Rechnungsbelege müssen den Ansprüchen nach VV Nr. 10 zu § 70 LHO
entsprechen.
4.2 Bei der Prüfung und Feststellung der Rechnungsbelege sind die VV Nr. 11 bis 19 zu §
70 LHO zu beachten.
4.3 Die Eingangsrechnungen werden auf den nach J 2.2. festgelegten Kontierungsblättern
vorkontiert.
4.4 Zur Geschäftsvereinfachung werden Zweitausfertigungen der Kostenrechnung
angefordert. Sie sind bei Eingang sofort als solche zu kennzeichnen. Sie dienen
ausschließlich als Arbeitsgrundlage und erhalten keine Feststellungsvermerke.
Stand 03 / 2009 35