Geschäftsanweisung Bau des Landes Hessen
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K10 BEHANDLUNG UND AUFBEWAHRUNG VON BAUAKTEN<br />
GA<strong>Bau</strong> <strong>Hessen</strong><br />
<strong>Bau</strong>akten im Sinne dieses Abschnitts sind z.B. Schriftstücke, Karteien, Karten, Pläne, Bild- und<br />
Filmmaterialien sowie digitale und sonstige Informationsträger.<br />
Von den <strong>Bau</strong>akten zu unterscheiden sind Liegenschaftsakten, die von den hausverwaltenden<br />
Dienststellen geführt werden sowie die <strong>Bau</strong>bestandsdokumentation nach Abschnitt H 2.<br />
Die <strong>Bau</strong>akten einschließlich der Akten über die Geräte-Erstausstattung (bei Beschaffung durch<br />
das Hessische <strong>Bau</strong>management) sind bei der zuständigen Regionalniederlassung <strong>des</strong><br />
Hessischen <strong>Bau</strong>managements sorgfältig aufzubewahren und gegen Einsicht durch Unbefugte zu<br />
schützen. Zur Sicherung digitaler Datenbestände sind geeignete technische Maßnahmen<br />
vorzusehen.<br />
Im Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen <strong>des</strong> Lan<strong>des</strong> <strong>Hessen</strong> (Aktenführungserlass–AfE,<br />
StAnz. 2007 Nr. 23, Seite 1123) sind die Aufbewahrungsfristen nach dem Grad der Zuständigkeit<br />
untergliedert in: Federführung, Mitwirkung und Information.<br />
Es gelten nachstehend genannte Aufbewahrungsfristen.<br />
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss <strong>des</strong> Kalenderjahres, in dem die Akte, der<br />
Vorgang, die Liste oder das Buch abgeschlossen worden ist.<br />
Bezeichnung der Akten<br />
1 Buchungsbelege der <strong>Bau</strong>rechnungen<br />
einschließlich aller begründenden<br />
Unterlagen<br />
1.1 über <strong>Bau</strong>unterhaltungsarbeiten, Einmalige<br />
Instandsetzungen, Kleine und Große Neu-,<br />
Um- und Erweiterungsbauten<br />
2 Vergabeunterlagen<br />
2.1 unberücksichtigt gebliebene Angebote<br />
einschließlich <strong>des</strong> hierzu gehörenden<br />
Schriftgutes der drei min<strong>des</strong>tfordernden<br />
Bieter; soweit dem min<strong>des</strong>tfordernden<br />
Bieter der Auftrag nicht erteilt worden ist,<br />
sind die preisgünstigeren Angebote<br />
zusätzlich aufzubewahren<br />
3 Sonstige <strong>Bau</strong>akten<br />
3.1 Originalpläne, die der <strong>Bau</strong>ausführung<br />
entsprechen; CAD-Datenträger und mikro-<br />
verfilmte Pläne sind den Originalplänen<br />
gleichgestellt<br />
3.2 die der <strong>Bau</strong>ausführung entsprechende<br />
Flächenberechnung<br />
3.3 <strong>Bau</strong>beendigungsmitteilung an das Zentrale<br />
<strong>Bau</strong>management mit Ergebnisfeststellung<br />
Aufbewahrungsfrist<br />
10 Jahre nach Mitteilung an den<br />
Hessischen Rechnungshof über den<br />
Abschluss der Maßnahme<br />
wie vor<br />
dauerhaft, im Falle der Beseitigung<br />
<strong>des</strong> <strong>Bau</strong>werks oder der Veräußerung<br />
der Liegenschaft (ohne<br />
Rückanmietung<br />
weitere 3 Jahre<br />
wie vor<br />
durch das Land)<br />
wie vor<br />
Stand 03 / 2009 57
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