Geschäftsanweisung Bau des Landes Hessen

GABau Hessen
4.5 Die Rechnungsoriginale einschließlich aller zahlungsbegründenden Unterlagen mit
Feststellungsvermerken, sowie die Zweitausfertigungen, werden dem Geschäftsbereich
Finanzen- und Controlling der zuständigen Regionalniederlassung des Hessischen
Baumanagements zur Buchung zugeleitet. Im Hochschulbereich werden die
Originalunterlagen zur Bauunterhaltung und Kleinen Neu-, Um- und Erweiterungsbauten
an die Hochschulen weitergeleitet.
Die Rechnungserstschriften einschließlich aller zahlungsbegründenden Unterlagen (VV
Nr. 10 zu § 70 LHO), z.B. Angebot, Verdingungsniederschrift, Vergabevorschlag,
Auftragsschreiben, Auftragsbestätigung, Bestellschein, Abnahmebescheinigung,
Mengenberechnung, Abrechnungsskizzen, Stundenlohnzettel,
Nachtragsvereinbarungen usw. sind sicher zu verwahren.
Bei Abschlagsauszahlungen über Baustoffe oder Bauteile, die noch nicht fest mit dem
Bau verbunden sind, und bei Vorauszahlungen muss auf dem Rechnungsbeleg
bescheinigt sein, dass ausreichende Sicherheiten vorliegen.
4.6 Bei Abtretungen und Pfändungen ist nach Abschnitt I zu verfahren.
5. Rechnungslegung
5.1 Die Buchungsbelege einschließlich aller begründenden Unterlagen werden
projektbezogen nach aufsteigenden Belegnummern abgelegt. Entsprechende
Belegübersichten werden im System vorgehalten.
Die Originalbelege verbleiben für Zwecke der Rechnungslegung bei der Stelle, die die
kreditorische bzw. debitorische Rechnung erfasst und damit die Zahlung veranlasst.
5.2 Für die Rechnungslegung sind, soweit bei der Maßnahmenart erforderlich, außerdem
folgende Unterlagen für die Rechnungsprüfung in der Regionalniederlassung
vorzuhalten:
- ES-Bau einschließlich aller Nachträge
- Niederschrift der Übergabeverhandlung (ohne Anlagen)
- Baubeendigungsmitteilung mit Ergebnisfeststellung
Die Deckungs- und Zahlungszusagen sind so lange aufzubewahren, bis die hieraus
benötigten Beträge in Anspruch genommen wurden und die ausgezahlten Beträge im
Rahmen der nachschüssigen Verrechnung ausgeglichen sind.
5.3 Nach Abschluss einer Baumaßnahme - bei mehrjährigen Maßnahmen zum Jahresende
zur Erstellung der Jahresabschlussbuchungen - werden dem Auftraggeber (operativer
Buchungskreis) anlagengenau die Herstellungskosten oder die Kosten der
Bauunterhaltung mitgeteilt.
5.4 Im März jedes Jahres ist dem Rechnungshof eine Gesamtliste der im Laufe des
Vorjahres abgeschlossenen Bauprojekte vorzulegen.
Die Rechnungslegungsunterlagen werden archiviert.
6. Aufbewahrungsvorschriften
6.1 Die Behandlung und Dauer der Aufbewahrung von Bauakten ist in Abschnitt K 10
geregelt.
Stand 03 / 2009 36