Rapport administratif 2013

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l l l l l l l l l l l l l l l l Ville de Liège - Rapport administratif 2013 Le Service a également procédé à l’encodage des dépenses internes (subsides, notes de débours et déclarations de créances des agents communaux) et modifications de factures (note de crédit, annulation via codes contentieux). Contrôle des dépenses avant paiement Ce service a procédé à la vérification de la légalité et de la régularité de près de 30 100 pièces de dépenses des services ordinaire et extraordinaire (factures, dossiers, subventions diverses, etc. …). Ce total ne comprend pas les traitements du personnel, la facturation électronique (énergie et téléphonie), ainsi que les non-valeurs. Il a également été procédé à la vérification des saisies et enregistrement des entrepreneurs des 30 100 pièces. Une autre activité du service a consisté en la vérification avant paiement des tableaux des traitements concernant les prestations supplémentaires (concerne environ 500 personnes chaque mois) et pièces justificatives pour les différents programmes subsidiés. (Contrat de sécurité, Lectures publique FSE,…) Les recherches occasionnées par des problèmes ponctuels ont nécessité l’envoi de 46 lettres et 2 400 courriers électroniques. Une moyenne journalière de 58 communications téléphoniques émanant de fournisseurs, comptables ou services de l’administration ont été enregistrés. Près de 280 dossiers sont parvenus à la gestion financière, pour vérification de la légalité et de la régularité des nouveaux contrats du personnel. Pour améliorer la gestion des factures de la Ville le contrôle travaille actuellement pour mettre en place la facturation électronique qui va faciliter le circuit des factures et réduire les délais de paiement Suivi de factures impayées : Au cours de l’année 2013, le contrôle a mis en œuvre une cellule dédiée au suivi permanent des factures impayées de la Ville et ce dans le cadre de la lutte contre le retard de paiement. C’est ainsi qu’un fichier informatique reprenant 4 144 factures impayées a été édité, traité et envoyé aux comptables de la Ville pour traitement. Diverses réunions ont été organisées avec les comptables de la Ville pour apurer ces factures et apporter les solutions adéquates aux impayés. 98
l l l l l l l l l l l l l l l l Ville de Liège - Rapport administratif 2013 8.5. Comptabilité et Audit financier Comptabilité Cette section assiste l’autorité communale dans l’élaboration du budget communal et procède à l’encodage des diverses propositions des départements. Ella assure un suivi de l’exécution du budget de l’année en cours, notamment en établissant des tableaux de bord réguliers. Elle procède à l’engagement des dépenses dans les limites du cadre budgétaire en vigueur, soit plus de 15 000 dossiers en 2013 Dans le cadre de la tenue des comptes, le service a créé de nombreux comptes particuliers, procédé au transfert des comptes d’encours vers les comptes définitifs, corrigé des modules d’amortissements, exécuté les contrôles de concordance entre les deux comptabilités (budgétaire et générale). Il a également procédé au suivi de l’exécution budgétaire et servi d’interface avec les autorités de Tutelle dans le cadre de la validation des comptes 2012. La section imputation a procédé à l’enregistrement, à la correction et/ou au mandatement de 91 719 documents: • 19 545 documents (factures présentées par des fournisseurs, subsides aux associations et dépenses diverses) ; • 23 188 factures de téléphonie; • 10 682 factures d’énergie; • 4 075 pièces relatives aux emprunts; • 14 233 pièces relatives aux traitements; • 19 996 pièces relatives aux non-valeurs ; Ce travail a entraîné la gestion journalière des anomalies ainsi que de nombreux contacts avec les comptables périphériques. Audit financier Les associations subventionnées Le service a procédé à l’adaptation du règlement concernant le contrôle des associations subventionnées, en ce compris les procédures et annexes, conformément aux dispositions du Décret de la Région wallonne du 31 janvier 2013 modifiant certaines dispositions du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation (entré en vigueur au 1er juin 2013). D’autre part, en application de la procédure mise en place en 2008 concernant l’octroi et le contrôle des subventions directes et indirectes 99
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