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L’ANSA, l’AGI, l’ADN Kronos, l’Italpress
hanno redazioni locali nei
principali capoluoghi di regione e
spesso pubblicano notizie relative
ad operazioni delle Polizie municipali,
piuttosto che interventi a seguito
di incidenti stradali e l’inserimento
nei circuiti comunicativi con
relativa pubblicazione dei c.d. “lanci”
in questi settori, dimostra come
sia apprezzata la nostra attività.
Notizie inviate e pubblicate nelle
prime ore della mattina vengono
meglio divulgate e trovano maggiori
spunti nelle singole redazioni.
Il fenomeno della free-press, cioè di
quei quotidiani gratuiti distribuiti
agli angoli delle strade e nei principali
centri di aggregazione (ospedali,
scuole, uffici pubblici), va seguito
con più attenzione anche come
canale di comunicazione pubblica,
come ad esempio i lavori in corso e
le strade da evitare, le attività di educazione
stradale, piuttosto che di
pronto intervento o di Polizia giudiziaria.
Solo così facendo si potrà ampliare
il bacino di utenti, andando a formare
una mentalità positiva che
spinga tutto il settore giornalistico a
concedere più spazio, più attenzione
alle nostre attività, a mostrare la
vera “faccia” di operatori professionisti.
Ma quali sono gli strumenti da utilizzare
per aggiornare in tempo reale
le redazioni? Il primo e forse quello
più conosciuto è il classico “comunicato
stampa”; tralasciando il discorso
sull’opportunità o meno della
stesura e del rapporto con il singolo
amministratore, va evidenziato
l’aspetto contenutistico - che non
dovrà mai essere legato a nozioni
poliziesche o tecnico-giuridiche -
ma che dovrà essere rivolto alla
massa dei cittadini/utenti.
L’autorizzazione all’invio dovrà ricadere
esclusivamente sul Comandante,
dopo una attenta lettura, perché
anche i più piccoli particolari
possono essere letti sotto varie sfaccettature.
L’invio deve avvenire con i moderni
e rapidi sistemi, e cioè attraverso la
creazione di una sempre aggiornata
(almeno due volte l’anno) mailing list
di posta elettronica, che permette
ad ogni giornalista la ricezione della
notizia direttamente sui pc dove
confezioneranno il pezzo.
Attualmente la mailing list del
Comando di Verona comprende oltre
80 indirizzi e ci permettono di
coprire l’intera regione Veneto e un
vastissimo bacino di cittadini. È impensabile
utilizzare il fax per trasmettere
comunicati stampa; alcune
redazioni non intendono nemmeno
trascriverlo, giustificandosi poi per
la mancata pubblicazione nell’assenza
di spazio.
Altro strumento particolarmente impegnativo
è la conferenza stampa,
ottimo strumento per migliorare il
rapporto con il cittadino, che acquisisce
ancora di più la consapevolezza
del ruolo della Polizia locale,
proponendosi in prima linea, dimostrando
di essere all’altezza dei riconoscimenti
che il ruolo richiede.
L’organizzazione dell’incontro con
i mass media dovrà prevedere un invito
- da effettuarsi con l’invio di email
con indicato il giorno, l’ora, il
luogo e l’argomento della conferenza
stampa oppure attraverso un nuovo
strumento legato ad un servizio
di sms multipli da gestire attraverso
un semplice sistema informatico - la
stesura di un comunicato da distribuire
durante la conferenza stampa
e la possibilità di effettuare riprese
televisione anche successive per permettere
il confezionamento di un
buon prodotto televisivo.
Dovrà essere fornita la massima disponibilità
ad interviste finali e commenti
a tutti coloro che intendano
proporle.
L’intera struttura Polizia municipale
dovrà comparire nella macchina
“comunicazione”, non devono esserci
privilegi interni, con settori che
maggiormente compaiono ed altri ri-
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tenuti di serie “B”. Anche un ufficio
verbali può avere il proprio spazio
informativo-mediatico, utile ai cittadini
per fare il punto sui ricorsi piuttosto
che su un aspetto professionale,
di aggiornamento e di consulenza
a seguito dell’emanazione di nuove
leggi o circolari ministeriali.
Proprio la condivisione con tutti i
settori della Polizia municipale è
uno degli aspetti più delicati del
“saper fare comunicazione”; tutti
devono sapere quali sono gli obiettivi
da raggiungere - anche un opportuno
corso di aggiornamento rivolto
a tutto il personale sui riferimenti
normativi e su come si dovrà
interloquire con il nuovo ufficio comunicazione
esterna può essere un
ottimo strumento di penetrazione
nelle difficili maglie gestionali/organizzative
di un Comando - e soprattutto
perché “spendere” energie
e risorse per fare informazione/comunicazione.
Altra accusa che potranno muovere
ad iniziative innovative di questo tipo
riguardano proprio le difficoltà
esistenti all’interno dei Comandi;
“vogliono fare comunicazione esterna
ma se qui non esiste neanche
quella interna” è una di quelle frasi
che come Comandante ti sbattono al
muro, senza possibilità di replica.
La comunicazione esterna deve necessariamente
passare attraverso un
benessere aziendale, attraverso un
miglioramento delle condivisioni critiche
sui diversi aspetti organizzativi,
attraverso apposite riunione propedeutiche,
con la revisione dei circuiti
informativi.
La comunicazione è fondamentale
in una moderna Polizia locale. Ma
solo se riteniamo di avere in mano
uno strumento importante e strategico,
che può spalancare la porta ad
un miglioramento dell’immagine
delle Polizie municipali e del conseguente
rapporto con il cittadino/utente.
Provare per credere.