spezialzukunft personal - Haufe.de

34 POTENZIALANALYSE
personalmagazin 09 / 10
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an kristina.enderle@personalmagazin.de
Mit Grips gegen die Mail-Flut
PRAXIS. Mit einer speziellen Übung lässt sich testen, wie effi zient Mitarbeiter und
Führungskräfte die Nachrichtenfl ut in ihrem elektronischen Postfach bearbeiten.
Von Petra Hausmann und Juliette Maggu
Sie haben 46 neue Mails“ – tagtäglich
werden Arbeitnehmer an ihrem
Arbeitsplatz regelrecht von
eingehenden E-Mails überfl utet.
Nimmt jemand eine Schnittstellenposition
ein, so können am Tag
locker um die 100 E-Mails
im Posteingang eintrudeln.
Das Internet ist zu
einem der am häufi gsten
genutzten Kommunikationsmittel
geworden, bis
zu 40 Mal am Arbeitstag
blickt ein Arbeitnehmer
in seinen Mail Account.
© VLADRU
Hochkomplexe Aufgabe
Neben allen Vorteilen,
die das virtuelle Kommunikationsmittel
mit sich
bringt, birgt die elektronische
Informationsfl ut
auch Gefahren.
Erstens: Der Blick in
den Posteingang wird
zur zeitfressenden Sucht
mit dem klassischen Sägezahneffekt:
Eigentlich
wichtige Aufgaben werden unterbrochen,
der Aufwand, sich wieder neu in
die Aufgabe hineinzuarbeiten, ist groß
und der Arbeitsstil wird ineffi zient.
Zweitens: Unter den vielen Mails geht
der Überblick verloren. Bei der Bearbeitung
wird häufi g nur auf dem niedrigsten
Abstraktionsniveau vorgegangen, oft nach
dem Motto „Eins nach dem anderen“. Nicht
verwunderlich, dass jegliches Gefühl für
Effi zienz und der Blick für wichtige Vernetzungen
dabei zu kurz kommen.
Drittens: Es entsteht ein Teufelskreis
der „Überkommunikation“. Werden zusammenhängende
E-Mails nacheinander
bearbeitet, so erhält derselbe Empfänger
vom selben Absender oft gar zum selben
Die Nachrichten im elektronischen Postfach sollten sinnvoll sortiert werden.
Thema mehrere Mails und bearbeitet
diese nun seinerseits Stück für Stück
und so weiter. Durch die Möglichkeit,
Empfänger vermeintlich geschwind auf
„Cc“ (oder gar „Bcc“) zu setzen und E-
Mails unkommentiert weiterzuleiten,
tragen viele dazu bei, weitere Massen an
zum Teil überfl üssigen Informationen in
den virtuellen Umlauf zu setzen, anstatt
die Informationen auf die wesentlichen
Inhalte und Adressaten zu reduzieren.
Viertens: Auch werden Wichtigkeit
und Dringlichkeit der eingehenden
Nachrichten laufend miteinander verwechselt,
Prioritäten somit nicht richtig
gesetzt und Entscheidungen entsprechend
falsch getroffen.
„In-box“-Test zur
Potenzialanalyse
Wissenschaftlich betrachtet
handelt es sich um eine
hochkomplexe Aufgabe,
denn bei der täglichen
Bearbeitung des Posteingangs
sind vier Komplexitätsfacetten
zugleich stark
ausgeprägt: Die Anzahl
der Informationen, die
Vielfalt der Inhalte, die
Vernetzung von Informationen
miteinander und
die Dynamik (das heißt
das Tempo) der Interaktionen.
Wer hier nicht untergehen
will, muss mit
analytischem Blick vorgehen,
um der Komplexität
systematisch zu Leibe zu
rücken.
Die Fähigkeit, mit der immer schnelleren
Veränderung in Richtung und
Intensität (Dynamik) umzugehen, die
wachsende Komplexität zu reduzieren
und Prioritäten richtig zu setzen – der
Organisationspsychologe Professor
Michael Kastner von der Universität
Dortmund nennt die Kombination aus
Dynamik und Komplexität treffend
„Dynaxität“ – , ist künftig eine unver-