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36 POTENZIALANALYSE
back zu den Ergebnissen mit konkreten
Verhaltenstipps möglich. Die Rückmeldung
an die Übungsteilnehmer beinhaltete
zum Beispiel folgende Hinweise: Um
nicht in der Masse der Nachrichten unterzugehen
und sich zu verzetteln, sollten
Arbeitnehmer bei der Bearbeitung ihrer
E-Mails die Anzahl der zu bearbeitenden
Mails reduzieren. Hält man Dringlichkeit
und Wichtigkeit sauber auseinander
(siehe Kasten), so fällt das Ausmisten
leichter. Getreu dem Eisenhower-Prinzip
lassen sich die übrig gebliebenen Anfragen
leichter sortieren: Welche wichtigen
Aufgaben erledige ich sofort und selbst,
E-Mails nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einstufen
personalmagazin 09 / 10
welche kann ich delegieren? Es lohnt sich
außerdem, das Tempo der Bearbeitung zu
drosseln, E-Mails nicht in Eile zwischen
Tür und Angel zu beantworten, sondern
– gerade bei wichtigen, aber weniger dringenden
Themen – sich in Ruhe begrenzte,
sinnvolle Zeiten dafür zu gönnen. So gelingt
es auch besser, Vernetzungen unter
den Nachrichten sowie damit verbundene
Chancen und Risiken zu erkennen sowie
die Inhalte sinnvoll zu bündeln. Hilfreich
ist es zudem, sich mit Grips einen effi zienten
Zeitplan zu erstellen. Die Vielfalt
der Informationen kann beispielsweise
durch Bildung von Kategorien reduziert
ENTSCHEIDUNGSHILFE
Als Faustregel bei der Bearbeitung von E-Mails gilt: Wichtigkeit kommt vor Dringlichkeit.
Die Dringlichkeit wird rein nach Terminen festgelegt (Wann ist die Deadline?), die Wichtigkeit
misst sich am Arbeitserfolg bei Erledigung der Aufgabe. Entsprechend ihrer Wichtigkeit
und Dringlichkeit werden die E-Mails in A-/B-/C- und D-Aufgaben eingestuft.
A-Aufgaben:
Wichtig und
dringend
B-Aufgaben:
Wichtig, (noch)
nicht dringend
Zeit investieren – gleich erledigen
Für A-Aufgaben sollten Sie Zeit und Grips investieren und sie sofort (in der
Reihenfolge ihrer Unannehmlichkeit) erledigen. Schaffen Sie sich Zeitfenster zum
ungestörten Arbeiten. Beispiele für A-Aufgaben: Das dringende, unangenehme Gespräch
mit Herrn XY; die schwierige Konzeption des Projekts XY, die nächste Woche
vorgestellt werden soll; die auf heute terminierte B-Aufgabe von letzter Woche ...
Zeit investieren – terminieren
Diese Aufgaben werden später zu A-Aufgaben. Sie sollten so terminiert
werden, dass Sie sie mit der nötigen Konzentration und Ruhe bearbeiten
können. Beispiele für B-Aufgaben: Die kleinen Arbeitsabschnitte eines großen
Gesamtprojekts; das schon lange fällige Gespräch mit einem Mitarbeiter; die
Erneuerung der Kundenkartei; der Besuch beim Zahnarzt …
C-Aufgaben Zeit minimieren oder delegieren (mit der Verantwortung)
Diese Aufgaben sollten Sie auf keinen Fall anstelle von A- oder B-Aufgaben
erledigen. Bearbeiten Sie sie mit minimalem Aufwand oder delegieren Sie die
Aufgaben. Beispiele für C-Aufgaben: Beantwortung der Anfrage von Herrn XY;
rechtzeitiges Nachbestellen von Büro- und Arbeitsmaterial; Zu-/Absage von
Terminen; Vorsortieren der Post ...
D-Aufgaben Zeit minimieren oder Papierkorb
Es gilt, so viele D-Aufgaben zu reduzieren, wie möglich. Beispiele für
D-Aufgaben: Werbe-Mails ...
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an kristina.enderle@personalmagazin.de
Quelle: Twist Consulting Group
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werden oder dadurch, dass derselbe Sender
auf seine vier gesendeten Nachrichten
nur eine Antwort erhält.
Erfahrungen aus der ersten Testrunde
Die Teilnehmer der Development-Center
erlebten die Übung als sinnvoll und nah
an der Arbeitsrealität. Schwierig sei allerdings
gewesen, sich in der Kürze der
Zeit mit den Absendern vertraut zu machen,
um anhand dieser Referenzgrößen
sinnvolle Entscheidungen treffen zu können.
Nach diesen Erfahrungen ist es also
sinnvoll, genug Zeit für die Instruktion
inklusive Einarbeiten in das „Who-iswho“
des Testverfahrens zu haben und
das Verfahren nicht am selben Analysetag,
sondern vor der eigentlichen Veranstaltung
durchzuführen.
Eine der Herausforderungen bei diesem
speziellen Einsatz entstand dadurch,
dass der Test international durchgeführt
wurde und die Ergebnisse von Teilnehmern
über verschiedene Landeskulturen
hinweg zum Teil direkt innerhalb
einer Veranstaltung verglichen wurden.
Bei der Testauswertung und in den Feedback-Gesprächen
wurde deutlich, dass
das Setzen von Prioritäten und somit teilweise
die getroffenen Entscheidungen
kulturell beeinfl usst werden (zum Beispiel:
Muss ich meinen Chef einbeziehen
oder kann ich allein entscheiden?
Muss ich der Bitte meines Vorgesetzten
entsprechen oder kann ich um Aufschub
bitten?). Die Auswertung der Antworten
muss demnach berücksichtigen, dass
es kulturell bedingt (gilt übrigens auch
für verschiedene Branchen oder Unternehmenskulturen!)
unterschiedliche
Lösungsmöglichkeiten gibt. Aus diesem
Grund wurden die Teilnehmer bei der