Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 22 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
• Faxnummer(n) einfügen: Fügt die ausgewählte(n) Adresse(n) mit Name und
Faxnummer ggf. in das aktive Word-Dokument, sonst in die Zwischenablage ein.
Sehr hilfreich, um z.B. CC-Adressen in ein Telefax einzufügen.
Oft ist es auch praktisch, das Adressenfenster einfach als Screenshot auszudrucken.
Adressen kopieren
Eine Adresse kann kopiert werden, indem in der Adressverwaltung der Button kopieren
geklickt wird.
Das Fenster ändert sich dadurch kaum, doch es handelt sich nicht mehr um die ur-
sprüngliche Adresse, sondern um eine Kopie.
Bevor durch Kopieren eine ähnliche Adresse neu angelegt wird, sollte man allerdings prü-
fen, ob nicht mit Hilfe der aktenspezifischen Adressverwaltung (Seite 18) eine Adresse für
den Kontext einer speziellen Akte modifiziert werden kann.
Gespeichert wird die kopierte Adresse erst, nachdem vom Benutzer speichern bzw. OK
geklickt wurde, zweckmäßigerweise also erst, nachdem Modifikationen erfolgt sind.
Adresse löschen / ersetzen
Wenn eine Adresse in der Adressverwaltung gespeichert ist, ohne von anderen Tabellen
benötigt zu werden, also insbesondere nicht an einer Akte beteiligt ist, kann die Adresse
ohne weiteres gelöscht werden.
In diesem Fall ist der zweite Button unten links am Rand der Adressverwaltung mit lö-
schen beschriftet. Vor dem tatsächlichen Löschen erfolgt eine Rückfrage, danach wird sie
unwiderruflich gelöscht.
Wenn eine Adresse hingegen noch benötigt - d.h. an anderer Stelle verknüpft - wird, kann
sie nicht einfach gelöscht werden. Wenn die Adresse dennoch gelöscht werden soll, weil
sie z. B. doppelt erfasst wurde, kann sie erst gelöscht werden, nachdem sie an den Stel-
len, wo sie benötigt wird, durch eine andere Adresse ersetzt wurde.
Der wichtigste Fall des Ersetzens ist gegeben, wenn eine Adresse als Beteiligte zu einer
Akte erfasst ist. Ebenfalls davon betroffen sind aber auch zum Beispiel Mitarbeiter der
Kanzlei und die Kanzleiadresse selbst.
Das Programm prüft dies jeweils automatisch, wenn eine Adresse ausgewählt wird. Ggf.
ist der Button deshalb anstatt mit Löschen mit Ersetzen beschriftet. Beim Ersetzen ist
wie folgt vorzugehen: