Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 42 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
Dokumente und Dateiverzeichnisse
Aktenordner (elektronische Akte / Dokument-Management-System)
Das Dokument-Management-System legt für jede Akte automatisch auf der Festplatte ein
eigenes Dateiverzeichnis an. Dies ist der so genannte Aktenordner, der als elektronische
Akte alle das Mandat betreffenden Dateien aufnimmt.
Der jeweilige Aktenordner wird vom Programm
automatisch neu erstellt, sobald er erstmalig benötigt
wird.
Wenn ein Worddokument, eine E-Mail oder eine
Exceltabelle durch das Programm gespeichert wird, wird
der Aktenordner als Speicherort automatisch vorgeschla-
gen.
Wenn eine andere Datei in den Aktenordner über-
nommen werden soll, kann dies auch mit der
Programmfunktion "Datei einordnen" erfolgen.
Der im Cockpit angezeigte Aktenordner zeigt auch
Dateien an, deren Attribut "versteckt" gesetzt ist.
Der Ort dieses Verzeichnisses ergibt sich aus dem für
den Datenpool geltenden Dokumentenordner: Für jedes
Kalenderjahr existiert ein gesonderter Ordner. In diesem
Jahresordner wird für jede Akte ein eigenes Verzeichnis
angelegt.
In der Aktenverwaltung kann für einzelne Akten auch ein beliebiger anderer Ordner ange-
geben werden. Dies ist z.B. sinnvoll,
• wenn einzelne Ordner - z. B. wegen Vertraulichkeit - nicht im Netzwerk freigege-
ben, sondern lokal geführt werden sollen,
• wenn die Dokumente mandantenbezogen zusammengefasst werden sollen oder
• wenn es nicht lohnt, einen Altdatenbestand auf eigene Aktenordner zu verteilen.
Sofern hierbei ein lokaler Pfad verwendet wird, geht der Zugriffsversuch anderer Benutzer
dann ins Leere. Es ist zu beachten, die Datensicherung entsprechend einzustellen.