Teil 1: Grundfunktionen Dr. Joachim Granzow - a-Jur-Kanzleisoftware

CARLOS CLAUSSEN CONSULTING & CO
- 28 - A-JUR-KANZLEISOFTWARE
Akte ablegen
Die Ablage einer Akte ist nur wenig mehr als die Ja/Nein-Markierung in der Aktenverwal-
tung (Seite 4). Wenn eine Akte abgelegt wird, ist in der Aktenverwaltung das entspre-
chende Feld anzukreuzen.
Die Ablage hat in erster Linie zur Folge, dass die Akte in manchen Listenfeldern, Statisti-
ken und Tabellen nicht mehr erscheint. Gelöscht wird dadurch nichts; dies ist ange-
sichts der Ressourcen moderner PCs und der Leistungsfähigkeit moderner Datenbanken
schon lange nicht mehr veranlasst.
Auch eine abgelegte Akte kann in jeder Hinsicht weiter bearbeitet werden. Wenn in der
Finanzbuchhaltung das Konto einer ablegten Akte gebucht wird, erfolgt ein Hinweis.
Ablagenummer
Wenn eine Akte erstmalig abgelegt wird, wird für diese Akte eine Ablagenummer und
das Ablagedatum vergeben.
Das Programm schlägt eine Standardablagenummer vor, die eine Raute (#) als Platzhal-
ter für einen Zähler enthält. Die Ablagenummer kann manuell beliebig abgeändert wer-
den, wobei ebenfalls die Raute verwendet werden kann. Der jeweilige Zählwert der Raute
ergibt sich aus den Optionen.
Diese eindeutige Ablagenummer sollte die Akte behalten, selbst wenn sie später wieder
an- und erneut abgelegt werden sollte. Bei nachträglicher Änderung der Ablagenummer
sollte darauf geachtet werden, dass diese auch auf der Akte selbst deutlich vermerkt wird,
denn anderenfalls könnte die Akte unter der nicht mehr rekonstruierbaren früheren Abla-
genummer im Archiv unauffindbar werden.
Kontensalden
Bei der Aktenablage sollten die Auslagen- und Fremdgeldsalden im Aktenkonto ausgegli-
chen (Null) sein. Fremdgeldguthaben sind auszuzahlen oder umzubuchen; Auslagen soll-
ten erstattet oder abgeschrieben werden.
Sollte bei der Ablage noch ein Auslagen- oder Fremdgeld-
saldo vorhanden sein, erfolgt ein tabellarischer Hinweis auf
die bestehenden Salden. Sollte der Hinweis ignoriert wer-
den, wird der Gewinn falsch berechnet und besteht das
Risiko, dass Einnahmen nicht versteuert oder Ausgaben